La formation en aide financière pour ceux qui travaillent dans les bureaux d’aide financière peut consister en une formation en cours d’emploi, une formation spécialisée pour certifier une école pour l’admissibilité au programme d’aide financière et le perfectionnement des compétences et des capacités administratives des administrateurs individuels. Selon les types de programmes d’aide financière auxquels une école participe, les employés de l’aide financière peuvent être chargés de suivre divers types de cours qui traitent de problèmes et de besoins spécifiques en matière d’aide financière. Même si un cours n’est pas requis pour qu’une école soit admissible à un programme d’aide financière particulier, il y a souvent un avantage important pour les employés et les administrateurs qui suivent cette formation afin qu’ils soient mieux préparés à relever de nouveaux défis de carrière.
Dans certains cas, les personnes qui travaillent dans un bureau d’aide financière peuvent recevoir leur formation initiale en matière d’aide financière sur le tas. Ils peuvent avoir des compétences administratives et de bureau de base lorsqu’ils commencent à travailler au niveau d’entrée et peuvent être en mesure d’apprendre des employés plus expérimentés sur les programmes d’aide financière et la façon de les administrer. Si l’école participe à des programmes d’aide financière du gouvernement, certains ou tous les employés doivent généralement suivre une formation sur l’aide financière parrainée par le gouvernement. Cette formation couvre généralement les lois et réglementations pertinentes et peut également inclure une formation à l’utilisation des systèmes logiciels nécessaires au traitement des demandes d’aide financière et au décaissement des paiements.
Si une école est nouvelle ou n’a jamais participé à des programmes d’aide financière, les membres supérieurs de son personnel d’aide financière et éventuellement d’autres administrateurs scolaires de haut rang peuvent être tenus de suivre une formation complète. Encore une fois, cette formation peut être dispensée par les organismes gouvernementaux qui garantissent et supervisent les programmes d’aide financière dans une juridiction donnée. Dans certains endroits, comme aux États-Unis, cette formation peut être disponible dans un format d’apprentissage à distance en ligne.
Au fur et à mesure qu’un administrateur de l’aide financière progresse dans sa profession, il peut souhaiter suivre une formation supplémentaire sur l’aide financière qui peut être offerte par les associations professionnelles administratives. En plus de cette formation spécifique, il peut également souhaiter poursuivre une formation plus générale afin d’approfondir ses compétences en gestion administrative et professionnelle. Il peut souhaiter suivre des cours en finance, en commerce ou en administration de l’éducation au niveau des études supérieures. Dans de nombreux cas, il devra suivre chaque année une formation spécifique sur les programmes d’aide financière du gouvernement, car les lois, les réglementations et même les logiciels subissent des modifications et des révisions. Ces cours mis à jour seront généralement annoncés par l’intermédiaire de l’agence gouvernementale d’aide financière et mis à la disposition des administrateurs et des conseillers de l’aide financière.