Les qualifications spécifiques dont on aura besoin pour devenir secrétaire peuvent varier considérablement en fonction du cadre de travail spécifique. Dans certains cas, les qualifications de secrétaire peuvent n’inclure qu’un diplôme d’études secondaires et des compétences de base en lecture, en écriture et en mathématiques. Les compétences en communication sont également essentielles à tout travail de secrétaire. Parfois, les qualifications de secrétaire sont plus strictes, car le travail peut exiger que la secrétaire exécute des tâches plus complexes en ce qui concerne une entreprise, une industrie ou une opération particulière. Dans ce cas, la secrétaire suivra généralement une formation spécifique à l’emploi, soit sur le tas, soit dans un cadre postsecondaire.
Un secrétaire juridique, par exemple, devra avoir des qualifications de secrétaire qui se rapportent directement à la profession d’avocat. Cette formation peut être dispensée sur le tas, mais le plus souvent, elle est dispensée dans un collège ou une université. Le secrétaire devra obtenir un certificat d’études postsecondaires, et certains tests de licence peuvent également devoir être passés dans certaines situations. Parfois, il est possible de devenir secrétaire juridique sans ces qualifications de secrétaire, mais le candidat devra posséder des compétences exceptionnelles en communication, en recherche et en organisation. Une compréhension de base des processus juridiques sera également utile, bien que le secrétaire puisse apprendre ces sujets sur le tas.
Un secrétaire comptable ou financier peut également obtenir un emploi sans nécessairement suivre de cours postsecondaires, mais une telle formation est généralement préférée par les employeurs. Une fois que le candidat à l’emploi a obtenu son diplôme d’études secondaires ou obtenu un titre similaire, il peut s’inscrire à un programme de certificat postsecondaire qui dure généralement de six mois à un an. Il ou elle peut également s’inscrire à un programme d’études postsecondaires tel qu’un diplôme d’associé, approfondissant ainsi ses qualifications. Un diplôme d’associé prend généralement environ deux ans, et le candidat développera des qualifications de secrétaire qui peuvent éventuellement conduire à une embauche ou même à une promotion au sein d’une entreprise.
Si un candidat souhaite développer des qualifications de secrétaire mais ne souhaite pas nécessairement entrer dans une industrie ou un domaine spécifique, il est généralement judicieux de suivre des cours dans un collège communautaire axés sur le développement des compétences en mathématiques, en communication ou en informatique. La plupart des secrétaires traiteront une variété de programmes informatiques, ce qui signifie qu’ils devront avoir une solide compréhension des compétences informatiques de base à avancées. Le secrétaire peut s’inscrire à un cours axé sur un programme informatique spécifique, ou il peut suivre un cours visant à faire progresser les compétences informatiques à tous les niveaux.