Un spécialiste de l’information sur la santé, également appelé technicien de l’information sur la santé ou technicien des dossiers médicaux, est un travailleur de la santé non clinique formé à l’organisation, à la maintenance, au classement, au classement croisé, à la conservation et au codage des dossiers médicaux des patients. L’entrée à ce poste nécessite désormais généralement une certification d’un collège communautaire ou un diplôme d’associé, bien que de nombreux techniciens des archives médicales établis aient commencé leur travail avec des diplômes d’études secondaires et une formation en cours d’emploi. Désormais, la plupart des employeurs exigent que les spécialistes soient certifiés en tant que techniciens agréés en information sur la santé (RHIT), une accréditation qui nécessite un diplôme de deux ans dans le domaine et la réussite d’un examen écrit. Un spécialiste de l’information sur la santé occupe de plus en plus un poste lié à l’informatique, car de plus en plus de dossiers médicaux sont conservés par voie électronique plutôt que sur papier.
La plupart des postes de spécialistes de l’information sur la santé sont occupés dans des hôpitaux et des centres médicaux. Les responsabilités de ces spécialistes commencent par l’admission d’un patient dans l’établissement et la collecte de renseignements personnels, d’antécédents médicaux actuels et passés et de données sur la couverture d’assurance. Dans les hôpitaux occidentaux – ou ceux basés sur les pratiques de la médecine occidentale – les diagnostics, les diagnostics secondaires, les traitements et les chirurgies sont tous codifiés selon la Classification statistique internationale des maladies et des problèmes de santé connexes (CIM-9) et les codes de terminologie procédurale actuelle (CPT) ou les codes HCPCS (Healthcare Common Procedure Coding System) pour les patients Medicare ou Medicaid. Ces codes de maladie autorisent automatiquement un nombre donné de jours d’hospitalisation et précisent les types de traitement autorisés pour les patients hospitalisés. Les remboursements des assurances ambulatoires et hospitalières sont également déterminés par les codes de maladie et de traitement.
Les fonctions d’un spécialiste de l’information sur la santé se poursuivent pendant le séjour à l’hôpital d’un patient. Les codes de maladie doivent être mis à jour en fonction de la découverte de nouveaux diagnostics et des codes de procédure doivent être ajoutés au fur et à mesure que différents traitements sont administrés. De nombreux spécialistes de l’information sur la santé travaillent en étroite collaboration avec les planificateurs de sortie ou les spécialistes du remboursement des assurances pour s’assurer que le codage entraînera un remboursement approprié par la compagnie d’assurance. Si le patient a épuisé le nombre initial de jours approuvés pour son séjour à l’hôpital, un spécialiste de l’information sur la santé peut examiner son dossier pour obtenir des informations supplémentaires permettant plus de jours de traitement. Dans certains postes hautement techniques de spécialistes de l’information sur la santé, comme les codeurs des registres du cancer, les renseignements personnels du patient, ses antécédents de traitement et sa réponse au traitement sont recueillis pour évaluer l’efficacité des différentes options de traitement.
Après la sortie d’un patient, un spécialiste de l’information sur la santé examine le dossier médical pour s’assurer que toutes les informations requises par la loi sont présentes. Un résumé de sortie doit être dicté, imprimé et signé par le médecin traitant. Tous les rapports de laboratoire et de radiologie commandés et facturés doivent être disponibles. Les codes de diagnostic et de traitement font l’objet d’une double vérification de l’exactitude. Après avoir examiné le dossier pour s’assurer que le document médical et légal est correct et complet, le spécialiste de l’information médicale remet ensuite le dossier du patient au bureau d’assurance hospitalisation et de facturation.