Les entreprises de nombreuses industries, en particulier l’industrie de la construction, doivent soumissionner pour des projets et obtenir un contrat avant de pouvoir commencer à travailler sur un projet. Le délai de soumission, également appelé date de soumission, est le temps dont dispose l’entreprise pour faire une offre afin qu’elle soit prise en compte pour un projet particulier. Les offres reçues après cette heure sont généralement rejetées et les offres doivent suivre un format spécifique qui détaille les prix et les services qu’une entreprise rendra, ainsi qu’une feuille de coûts précise montrant comment l’entreprise est parvenue à l’offre. Alors que l’offre doit être soumise au moment de l’appel d’offres, les agences adjudicatrices attribueront rarement le projet à une entreprise le même jour.
Lorsqu’une agence a besoin d’un projet, elle crée une feuille d’appel d’offres qui est distribuée à des entreprises spécifiques, annoncée au public ou affichée dans un centre communautaire ou gouvernemental. Sur cette feuille, l’agence détaillera ce qu’elle doit faire et quand les offres doivent être reçues. La date de l’offre est affichée clairement, car l’agence souhaite autant d’offres que possible afin de disposer d’un large éventail d’entreprises potentielles parmi lesquelles choisir.
Le délai d’enchère indiqué dans une annonce est strict. Si l’entreprise envoie une offre en retard ou envoie une offre au format incorrect et ne peut pas la faire corriger à l’heure de l’offre, l’agence ne tiendra généralement pas compte de l’offre. Les entreprises veulent se voir attribuer des projets afin d’avoir un travail pour lequel elles peuvent être payées, elles essaieront de soumettre l’offre le plus tôt et le plus précisément possible.
Dans son offre, une entreprise doit détailler tout le travail qu’elle est prête à faire et comment elle le fera. Tous les coûts doivent également être affichés et comptés, afin que l’agence sache qu’elle obtient une offre équitable. L’offre doit détailler toutes les tâches, les ressources et la main-d’œuvre nécessaires pour le travail. À côté de chaque article, l’offre doit également contenir le coût de cet article particulier.
Alors qu’une offre doit être envoyée avant un jour et une heure spécifiques, il est rare qu’une agence choisisse une entreprise dès que l’heure de l’offre est passée – ou même qu’elle ouvre les offres. Dans la plupart des formats d’appel d’offres, les offres sont soit ouvertes lors d’un événement public, soit lors d’un événement privé auquel ne participent que les entreprises ou les membres de l’agence. Même après l’ouverture des offres et la lecture à haute voix de leurs offres respectives, l’agence attend généralement quelques jours ou plus avant de choisir une entreprise, ou plusieurs entreprises, pour travailler sur le projet.