Avant d’entrer les comptes clients (AR) dans le grand livre, ils sont d’abord comptabilisés en tant qu’écriture subsidiaire ou auxiliaire. Toutes les transactions AR sont saisies ou comptabilisées dans ce grand livre. Ensuite, ils sont également enregistrés dans le grand livre général avec les transactions d’autres sous-livres tels que les comptes fournisseurs ou la trésorerie. Chaque fois qu’une entreprise effectue une vente pour laquelle une facture est générée, le montant est inscrit dans les comptes débiteurs en tant que débit.
Après avoir saisi un nouveau poste pour les comptes clients dans le grand livre, il doit également être enregistré comme un crédit dans la catégorie des revenus. Une fois le paiement reçu, il est enregistré comme un débit pour les comptes débiteurs dans le registre général. Un crédit du même montant sera affiché dans la catégorie comptant.
Essentiellement, la saisie des comptes clients dans le grand livre général fournit un enregistrement du crédit accordé à un client. Il est compté comme un actif, même si le paiement n’a pas encore été reçu. En les plaçant dans un enregistrement séparé, il est possible de suivre facilement toutes les créances, tandis que la saisie des informations dans le grand livre général fournit un aperçu de tous les comptes et de la manière dont ils fonctionnent ensemble.
Il est courant d’inscrire les comptes clients dans le grand livre en même temps qu’ils sont inscrits dans le grand livre auxiliaire. Dans la plupart des cas, les informations AR de la journée sont collectées puis publiées dans leur ensemble dans le grand livre. Cela permet de s’assurer que toutes les autres informations liées à l’écriture AR, telles que la trésorerie, les revenus et les stocks, sont correctement équilibrées dans le grand livre. Les éléments manquants peuvent être source de confusion et d’inexactitudes, en particulier lorsque l’un de ces domaines est géré par différentes personnes.
La façon dont un compte client dans le grand livre est comptabilisé dépend du système utilisé pour la saisie. Si le comptable utilise des dossiers papier ou des livres, l’écriture doit être faite à la fois dans le grand livre auxiliaire et dans le grand livre général. Les systèmes électroniques tels que les tableurs ou les programmes informatiques peuvent avoir une option pour saisir ces informations simultanément aux deux endroits. Cette méthode n’est pas aussi courante pour les grandes entreprises ayant plusieurs employés comptables, car la compilation de fin de journée et l’inscription au grand livre général ont tendance à être plus faciles à suivre.
Le grand livre général est un emplacement central pour toutes les informations également saisies séparément dans les sous-livres. En plus des comptes clients, certaines des catégories les plus courantes comprennent la trésorerie, les comptes fournisseurs et la paie. Certaines des autres catégories possibles sont le contrôle des stocks, la saisie des commandes et la comptabilité des coûts fixes.