Les bases de la comptabilité financière s’articulent autour d’une équation de base : les actifs sont égaux aux passifs plus les capitaux propres. Cette équation fournit les éléments de base pour le reste des principes comptables. Les autres notions de base comprennent les débits et les crédits, la sélection d’une méthode comptable pour enregistrer les transactions financières, la tenue du grand livre général et la préparation des états financiers. Les individus apprennent souvent les bases de la comptabilité financière en travaillant dans un emploi qui implique la comptabilité ou en poursuivant un diplôme d’études avec une spécialisation en comptabilité. Grâce à ces options, les individus apprendront ce qu’on appelle souvent le langage des affaires : la comptabilité.
L’équation comptable comprend les trois principales catégories pour toutes les informations financières : actifs, passifs et capitaux propres. Les actifs sont tous les éléments qu’une entreprise possède et utilise pour générer des revenus et des bénéfices. Les actifs courants durent 12 mois ou moins et comprennent des éléments tels que la trésorerie, les stocks, les titres à court terme et les comptes débiteurs. Les actifs à long terme représentent des bâtiments, des équipements, des véhicules, des terrains et d’autres achats importants qui aident l’entreprise à transformer les matières premières en produits vendables. Le passif comprend l’argent emprunté et dû à d’autres particuliers ou entreprises. Ceux-ci sont également courants ou à long terme, les premiers comprenant les comptes créditeurs, les lignes de crédit et les emprunts à court terme, et les seconds les hypothèques ou les emprunts à long terme. L’avoir du propriétaire représente la partie du revenu que le propriétaire de l’entreprise conserve comme sa partie du revenu net.
Selon les bases de la comptabilité financière, les entreprises doivent sélectionner une méthode comptable. Les deux plus courantes sont la méthode de la comptabilité de caisse et la méthode de la comptabilité d’exercice. La comptabilité de caisse oblige les entreprises à enregistrer les transactions financières chaque fois que l’argent change de mains. De nombreuses petites entreprises utilisent cette méthode ; les grandes entreprises, cependant, ne sont pas autorisées à utiliser cette méthode selon les normes comptables nationales. La méthode de la comptabilité d’exercice oblige les entreprises à enregistrer les transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent, indépendamment de l’argent qui change de main au cours de la transaction. Cette méthode crée un meilleur enregistrement historique des transactions financières.
Les bases de la comptabilité financière exigent également que chaque écriture de transaction ait un débit et un crédit. Les débits représentent le côté gauche des comptes T dans le grand livre général et les crédits représentent les informations à droite du compte. Les débits augmentent les comptes d’actifs et diminuent les passifs ou les comptes de revenus ; les crédits ont l’effet inverse des débits pour ces comptes.
Les bases de la comptabilité financière aident également une entreprise à tenir un registre précis composé de tous les comptes qu’elle utilisera pour enregistrer les transactions financières. L’agrégation de ces comptes donnera lieu à un état financier fournissant à tous les utilisateurs de l’état une présentation précise de la santé financière de l’entreprise. Les comptes de résultat répertorient les revenus et les dépenses ; les bilans énumèrent les actifs, les passifs et les capitaux propres ; et l’état des flux de trésorerie inclut tous les mouvements de trésorerie au sein de l’entreprise.