Trouver le bon logiciel de gestion des coûts de projet peut faire la différence entre terminer un projet dans les limites ou en deçà du budget et manquer de financement à mi-parcours du processus. Trouver la suite logicielle la mieux adaptée aux besoins spécifiques d’un projet demande un peu de recherche. Pour choisir le meilleur logiciel de gestion des coûts de projet, vous devez comprendre ce que vous attendez du logiciel, comment l’utiliser et ce que le logiciel vaut pour vous.
La principale considération lors de la recherche d’un logiciel de gestion des coûts de projet est de déterminer exactement ce que vous devez faire avec le logiciel. Si votre projet consiste à informer les investisseurs sur les progrès, il peut être avantageux d’opter pour une suite logicielle qui produit des graphiques visuels pour expliquer les chiffres. En revanche, si le projet sera principalement suivi au sein de l’entreprise, vous pourrez peut-être vous débrouiller avec un programme qui propose un onglet de fonctionnement plus basique des coûts. Les projets avec plusieurs sources de financement ou plusieurs catégories de dépenses peuvent nécessiter un logiciel de gestion des coûts de projet plus complexe que des activités plus simples.
Certaines des options disponibles dans certains types de logiciels de gestion des coûts de projet sont très nécessaires à son fonctionnement, tandis que d’autres composants peuvent simplement être de belles fonctionnalités bonus. Un module de budgétisation est un composant central de ce type de logiciel. Les modules de coordonnées des fournisseurs, de suivi de projet et de planification de projet sont également très utiles. D’autres composants comme la modélisation prédictive peuvent ne pas être essentiels à une gestion des coûts de projet réussie, mais sont inclus dans certaines suites logicielles de gestion des coûts de projet haut de gamme comme une incitation supplémentaire à acheter la suite.
L’interface utilisateur peut être une considération importante. Même si une suite logicielle de gestion des coûts de projet spécifique est présentée comme le meilleur programme disponible, si vous et votre équipe ne pouvez pas l’utiliser, elle peut ne pas être très efficace. Dans certains cas, il peut être préférable de choisir un logiciel avec moins d’options et une meilleure interface utilisateur. Choisissez des packages logiciels qui incluent des fichiers d’aide intégrés ou un support client, et choisissez le logiciel accessible même aux utilisateurs ayant un niveau de connaissances techniques de base. La capacité à utiliser confortablement le logiciel sera importante pour la réussite du projet.
Outre les autres considérations lors du choix d’un logiciel de gestion des coûts de projet, le prix est probablement une considération primordiale. Alors que certains logiciels de gestion sont très chers, d’autres très bons titres sont gratuits. Le prix peut être un indicateur de la fonctionnalité ajoutée incluse dans le package. Si votre projet est très simple, comme la gestion de la vente de pâtisseries d’une organisation locale, un programme gratuit peut être plus que suffisant pour la tâche. Des projets plus avancés, comme le développement et la production d’une gamme de nouveaux produits, peuvent nécessiter un logiciel de gestion des coûts plus avancé.