Un système de petite caisse est une procédure organisationnelle permettant de rendre l’argent disponible pour diverses dépenses au lieu de faire un chèque. Il permet aux employés de disposer d’une petite somme d’argent liquide pour effectuer des achats sans avoir à passer par une procédure formelle de demande d’achat. Même si une allocation de petite caisse est conçue pour faciliter les opérations quotidiennes, l’argent doit toujours être comptabilisé dans la comptabilité de l’entreprise.
Chaque entreprise doit maintenir un système de comptabilité pour suivre les revenus et les dépenses. Ces informations permettent à l’entreprise de se conformer aux réglementations gouvernementales en matière de fiscalité et de reporting financier. La plupart des entreprises exigent d’un employé qu’il fasse une demande officielle de paiement d’une dépense en plus de soumettre une facture ou un bon de commande. La dépense est ensuite payée par chèque d’entreprise, ce qui crée une trace écrite pour justifier la transaction pour les auditeurs.
Le système de petite caisse d’une entreprise est conçu pour fournir une alternative simplifiée au processus d’achat ordinaire. Une somme d’argent est accessible et utilisée lorsqu’un employé doit effectuer un achat inférieur à un certain seuil établi par l’entreprise. Une utilisation typique de la petite caisse consiste à acheter des fournitures de bureau dont on a besoin immédiatement et qui ne peuvent pas attendre des jours ou des semaines pour que l’entreprise fasse un chèque.
Une entreprise peut comptabiliser la petite caisse dans son système de comptabilité de plusieurs façons. Le moyen le plus courant consiste à utiliser un système d’avances. Ce type de système de petite caisse oblige une entreprise à d’abord mettre de côté la petite caisse en écrivant un chèque d’un montant d’argent à retirer du compte bancaire de l’entreprise. La transaction serait enregistrée dans les livres comme un débit au compte de petite caisse et un crédit au compte de caisse.
Chaque fois qu’un employé doit effectuer un achat avec la petite caisse, il remplit un formulaire de demande. L’argent serait remis en échange du formulaire. Une fois l’achat effectué, l’employé soumet le reçu à joindre au formulaire. Le fonds de petite caisse à ce stade se compose de l’argent restant et des formulaires avec reçus. À tout moment, une personne pourrait vérifier le système de petite caisse en additionnant l’argent et les reçus pour s’assurer qu’ils correspondent au montant d’argent initial qui a été placé dans le fonds.
Le système d’avance permet de réapprovisionner la petite caisse en remettant les formulaires avec reçus en échange d’espèces qui retourneraient dans la caisse. Un chèque serait libellé en espèces qui créditerait le compte de trésorerie. Cette fois, cependant, les reçus indiqueraient les comptes de dépenses à débiter. Par exemple, une transaction courante du système de petite caisse débiterait le compte de dépenses de bureau lors du réapprovisionnement si des fournitures de bureau étaient achetées avec l’argent.