La gestion des dépenses est un terme général qui concerne l’identification et le traitement rapide de toutes les dépenses pertinentes pour un ménage ou une entreprise. La gestion des dépenses s’effectue dans le cadre d’un budget qui fixe des limites au montant total pouvant être dépensé pour divers postes budgétaires dans une période de temps définie, comme un mois civil. S’engager dans la tâche de gestion des dépenses implique généralement la nécessité d’évaluer chaque achat de près en termes de bénéfice reçu pour le montant dépensé, tout en veillant à ne pas dépasser le budget dans un domaine particulier.
Le processus de gestion des dépenses commence par l’examen des habitudes budgétaires du ménage ou de l’entreprise. En examinant la structure globale du budget et en s’assurant que le montant total de ce budget ne dépasse pas les recettes projetées pour la période, il est possible de rendre la tâche de gestion des dépenses relativement simple. Si les dépenses ne dépassent pas le montant alloué à chaque poste budgétaire et que ces montants collectifs ne dépassent pas le revenu total pour la période, alors les dépenses sont au moins gérées avec un certain degré d’efficacité.
En règle générale, la gestion des dépenses ira au-delà de la simple vérification que l’entreprise ou le ménage respecte le budget. Bien que cela soit considéré comme acceptable, la gestion des dépenses implique souvent de tenter de réduire les dépenses dans la mesure du possible. Cela signifie qu’il faut déterminer s’il existe des moyens de continuer à bénéficier du même niveau de prestations sans épuiser la totalité de l’allocation pour un poste budgétaire donné. Par exemple, un ménage peut choisir d’allouer 100 dollars américains (USD) par semaine à la nourriture, mais profiter des soldes et ne dépenser en fait que 89 USD au cours d’une semaine donnée. Dans ce cas, le ménage gère les dépenses d’une manière qui non seulement reste dans les limites du budget, mais crée un excédent qui peut soit être placé en épargne, soit utilisé à d’autres fins qui ne sont actuellement pas incluses dans le budget.
Au mieux, la gestion des dépenses nécessite d’examiner chaque transaction pour la qualité et le prix, en prenant soin de rester dans le budget tout en essayant d’économiser de l’argent. Cela implique souvent de comparer les prix et la qualité entre différentes options d’achat possibles, puis de choisir celle qui offre un niveau de qualité acceptable pour le coût le plus bas possible. En outre, les dépenses courantes telles que les paiements d’assurance, les hypothèques et les obligations similaires doivent être examinées périodiquement dans le cadre du processus de gestion des dépenses. Si un propriétaire trouve qu’il est possible de refinancer une hypothèque à un taux d’intérêt inférieur, cela permet d’économiser de l’argent sur la durée de l’hypothèque tout en offrant l’avantage ultime de posséder une maison libre et claire. De la même manière, la comparaison périodique des coûts de l’assurance automobile ou de l’assurance maladie peut conduire à trouver un fournisseur différent qui offre le même niveau de couverture et de service tout en facturant des primes moins élevées.