Les dépenses de l’entreprise sont les coûts engagés dans le cadre du processus quotidien de gestion d’une entreprise. Les dépenses n’impliquent pas les coûts associés à l’acquisition et au maintien des actifs de l’entreprise, un investissement potentiel dans l’avenir de l’entreprise. Ils consistent plutôt en une variété de coûts associés aux activités nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, comme l’essence pour alimenter une voiture de société ou le papier pour les imprimantes de la société. Habituellement, les entreprises sont autorisées à déduire les dépenses de leur impôt à payer.
La tenue des registres des dépenses de l’entreprise est essentielle. Les entreprises veulent suivre les coûts associés à la gestion de l’entreprise afin d’avoir une idée des coûts de fonctionnement de l’entreprise. Cela leur permet également d’identifier les domaines où ils pourraient réduire les coûts, libérant ainsi des fonds pour l’investissement. Pour les entreprises ayant des problèmes financiers, la réduction des dépenses peut être un élément essentiel de la restructuration de l’entreprise pour la rendre fonctionnelle. L’entreprise peut réduire les dépenses inutiles et conseiller aux membres du personnel de faire preuve de modération lorsqu’ils engagent des dépenses pour leurs activités.
En plus d’être importantes pour la comptabilité interne, les dépenses des entreprises forestières permettent également aux gens de les réclamer sur les déclarations de revenus. Les membres du personnel doivent tenir une liste claire et détaillée des dépenses, y compris des détails sur l’utilisation de l’argent. Les dépenses sont divisées en un certain nombre de catégories différentes à des fins fiscales, y compris des choses comme les divertissements et les fournitures de bureau. Lors du dépôt des impôts, les entreprises n’ont pas besoin d’inclure leurs reçus et autres preuves d’achat, mais elles doivent conserver ces informations en cas de vérification.
Certaines entreprises laissent à leurs employés une certaine autonomie dans l’engagement des dépenses de l’entreprise. Les personnes qui doivent voyager ou se divertir pour le travail peuvent se voir ordonner de soumettre des reçus et des tableaux de leurs dépenses pour remboursement et comptabilité. Ces salariés sont autorisés à dépenser des fonds jusqu’à un certain montant dans le cadre de leur travail ; par exemple, les agents de talent sont autorisés à inviter des clients et des partenaires commerciaux potentiels à déjeuner dans le cadre du processus de négociation de l’accord, et les travailleurs des services publics peuvent faire le plein de leurs véhicules pour faire leur tournée.
Le contrôle des dépenses de l’entreprise peut être une tâche complexe, surtout si une entreprise a un historique de politiques de dépenses très souples. Les employés doivent être informés des nouvelles restrictions et une certaine marge de manœuvre peut être nécessaire pour des circonstances particulières. Le personnel comptable est généralement impliqué dans l’élaboration des politiques de dépenses, car il connaît mieux les domaines de dépenses excédentaires et les coûts moyens d’une variété d’activités, allant de la fabrication de copies aux déplacements pour assister à des conférences.