Un remboursement de voyage est un remboursement des frais de voyage, généralement après un voyage de travail. Si une personne est invitée à effectuer un voyage d’affaires, elle peut généralement conserver les reçus, suivre les dépenses et soumettre un formulaire à son employeur demandant un remboursement de voyage. Certaines entreprises rembourseront tous les frais de déplacement connexes, tandis que d’autres n’en fourniront qu’une partie. Il existe généralement quelques restrictions sur ce qui peut être considéré comme des frais de déplacement éligibles à un remboursement, et qui sont simplement des dépenses dont l’employé est responsable.
Certaines universités offriront également un remboursement de voyage aux étudiants s’ils voyagent pour un cours spécifique, ou si des étudiants de premier cycle ou des cycles supérieurs qui suivent des cours en ligne viennent à un programme de résidence sur le campus, par exemple. Cependant, les remboursements par l’intermédiaire de son employeur ou de son école sont généralement les seules options. Certains des types de voyages de travail les plus courants qui peuvent donner droit à un remboursement de voyage comprennent les voyages d’affaires pour assister à des réunions dans d’autres régions, pour tenter de vendre le produit de l’entreprise ou pour assister à des conférences pertinentes pour le lieu de travail.
Les dépenses qui sont généralement incluses dans un remboursement de voyage peuvent être le billet d’avion ou l’essence pour une voiture, le prix d’une voiture de location, d’un hôtel ou d’un autre hébergement, et une indemnité journalière de nourriture. Certaines entreprises pourraient ne pas couvrir tous les repas pour le voyage, mais fourniront une certaine quantité par jour pour la nourriture. Si l’employé dépasse ce montant, il sera responsable de la différence. Lorsque vous essayez d’obtenir un remboursement de voyage, il est important de conserver les reçus et de suivre attentivement tout l’argent dépensé afin qu’il puisse être soumis lors du retour au travail.
Les lieux de travail ou les écoles exigent généralement que les feuilles de dépenses soient soumises dans un certain délai après le retour du voyage et fournissent souvent un formulaire aux employés à remplir pour chaque dépense. Certains employés peuvent être invités à estimer leurs dépenses à l’avance avant même de partir en voyage, puis à rendre compte de tout écart. Si le déplacement n’est pas requis par le lieu de travail, mais plutôt au choix de l’employé, comme une conférence, on peut lui demander de remplir une proposition, puis de préparer un rapport à son retour afin d’être admissible au remboursement. Il peut s’écouler quelques périodes de paie avant que les frais de déplacement ne soient remboursés; les procédures de chaque entreprise peuvent être différentes.