Aux fins de la comptabilité, les comptes débiteurs désignent les sommes d’argent impayées qui n’ont pas encore été payées à une entreprise par des clients pour des services qui peuvent leur avoir été rendus par l’entreprise, ou pour des biens ou des produits qui peuvent avoir échangé des mains entre les deux parties à crédit. Au sens habituel du terme, ces comptes sont étiquetés comme des actifs par la société à qui l’argent est dû sur la base du fait que la vente a été conclue, que la société a fait sa part et que la seule action restante est pour le client payer. C’est là que le problème surgit souvent, menant à une situation dans laquelle l’actif supposé se transforme en un passif pour l’entreprise qui attend le paiement. En tant que tel, un passif des comptes débiteurs survient lorsque les comptes débiteurs passent d’un actif à un passif pour l’entreprise qui attend un paiement.
La plupart du temps, les entreprises fournissent des services ou vendent des biens à leurs clients sans paiement immédiat, plutôt sur la promesse de l’acheteur de payer à une date déterminée et selon un plan de paiement établi. Dans un tel cas, cet argent que l’entreprise attend sera inscrit à l’actif du bilan puisqu’il s’agit d’un revenu attendu. Cependant, ce même actif peut devenir un passif des comptes débiteurs lorsque le client ne paie pas, ne paie pas conformément au plan ou déclare faillite. La raison pour laquelle la responsabilité des comptes débiteurs est ainsi nommée est due au fait que tout défaut de la part du client ou du client pourrait mettre à rude épreuve les finances de l’entreprise et la façon dont elle gère ses opérations. Même lorsque le client rembourse l’argent d’une manière qui entraînera une perte pour l’entreprise ou une réduction radicale de la marge bénéficiaire précédemment prévue, un tel compte devient un passif des comptes débiteurs.
Une partie de la raison pour laquelle l’argent pourrait être étiqueté comme un passif des comptes débiteurs lorsqu’il est remboursé de manière incohérente pourrait être due aux dépenses engagées par l’entreprise pour essayer d’obtenir son argent du client. Certaines de ces dépenses comprennent l’allocation de ressources pour retrouver le client et lui rappeler constamment ou faire un suivi avec lui, ou cela pourrait découler de l’attribution du compte en souffrance à une agence de recouvrement. Les entreprises ont tendance à ne pas trop insister sur l’aspect financier dans leur volonté de maintenir une relation cordiale avec leurs clients, notamment lorsqu’elles rendent des services, ce qui entraîne certains manquements de la part des clients.