Les frais kilométriques sont généralement des frais de déplacement liés au travail, résultant de l’utilisation de la voiture personnelle de l’employé ou d’une voiture de société, pour les achats d’essence. Habituellement, les employés qui voyagent gardent une trace de leur kilométrage automobile, afin qu’ils puissent être remboursés pour l’argent dépensé en essence. Ce type de dépenses est similaire à celui des autres dépenses liées aux voyages d’affaires, telles que l’hôtel ou les billets d’avion, sauf que ces dépenses incluent également la conduite locale liée au travail. Les employés sont généralement tenus de garder une trace des kilomètres réels parcourus à des fins professionnelles, en gardant une trace des relevés d’odomètre entre les trajets, pour lesquels ils sont ensuite remboursés par l’entreprise.
Habituellement, les frais de voyage d’affaires sont notés dans un tableau, un journal ou un programme informatique afin de conserver un total cumulé des frais de kilométrage. Les employés soumettent ensuite leurs dépenses kilométriques à leur employeur. Très souvent, les employeurs demandent à leurs employés de conserver les reçus pour vérifier que l’argent dépensé était pour l’essence. Cela se fait généralement sur une base régulière – hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle – afin que la tenue des dossiers soit gérable à la fois pour l’employé et pour l’entreprise.
Étant donné que les prix de l’essence ont tendance à fluctuer, les employeurs ont généralement une allocation de tarif d’essence par mile, qui a tendance à varier en fonction d’un certain nombre de facteurs. Selon l’entreprise ou l’organisation, ce taux standard peut ou non être réglementé par une agence gouvernementale. Les frais de kilométrage sont remboursés en prenant le kilométrage réel parcouru et en le multipliant par le montant en dollars autorisé. Parfois, une entreprise émettra une carte de crédit uniquement pour ce type de dépenses, ce qui rend la tenue de registres beaucoup plus simple des deux côtés.
Lorsque les employés tiennent des registres des frais de kilométrage, ils sont généralement tenus d’enregistrer les lectures du compteur kilométrique. L’entreprise peut ou non vérifier ces lectures, mais parfois les entreprises effectuent des vérifications ponctuelles pour que leurs employés restent honnêtes. Avec l’aide d’Internet, déterminer le kilométrage de différentes villes, états ou même pays peut ne pas prendre autant de temps que par le passé.
En plus de gérer les frais de kilométrage, conserver les reçus des frais d’automobile peut également aider l’employé au moment des impôts, lorsque certaines déductions peuvent être prises si une voiture personnelle a été utilisée à des fins professionnelles. Si un grand nombre de déplacements est nécessaire, l’usure de l’automobile peut également être prise en considération. Parfois, un employeur paiera une sorte d’entretien de la voiture et peut rembourser les employés pour certains types de dépenses d’entretien, selon la politique de l’entreprise.