Un portail de flux de travail est une interface que les professionnels peuvent utiliser pour gérer les documents au fur et à mesure qu’ils traversent les étapes d’un processus. Par exemple, dans le secteur de l’assurance, une personne peut utiliser un portail pour traiter une réclamation, qu’elle peut ensuite passer à l’étape suivante du processus de dépôt de réclamation. Pour choisir le meilleur portail de flux de travail, vous devez d’abord rechercher des programmes et des applications spécialement conçus pour un domaine dans lequel vous travaillez. En d’autres termes, le meilleur portail de flux de travail pour une compagnie d’assurance n’est probablement pas le meilleur pour un processeur de photographie professionnel.
De nombreuses personnes choisissent d’utiliser des publications commerciales et des sites Web d’information pour en savoir plus sur les différentes options de portail de flux de travail. Il est important de se rappeler que tout programme de workflow peut affecter directement la productivité et l’efficacité de votre organisation. Pour cette raison, vous devez vous familiariser avec les différentes fonctionnalités des portails de flux de travail avant d’en choisir un. Vous voudrez peut-être même accéder à des démos qui vous permettront d’en savoir plus sur la convivialité et l’efficacité des portails.
Vous pouvez également envisager la compatibilité avec votre système d’entreprise actuel. En bref, il existe deux types différents d’options de portail de flux de travail. D’une part, vous avez des programmes complets qui doivent être implémentés dans un système. D’autre part, il existe des plug-ins ou des applications que vous pouvez ajouter à votre processus actuel, qui n’ont pas besoin d’être entièrement implémentés. Un professionnel qui souhaite restructurer le fonctionnement quotidien de son organisation est probablement intéressé par la mise en œuvre d’un portail de flux de travail faisant partie d’un système plus vaste. Les professionnels qui souhaitent simplement améliorer certaines facettes de leurs systèmes peuvent choisir d’installer des plug-ins.
Un autre facteur à prendre en compte lors du choix d’un portail de workflow est le type de modèle d’accès que vous préférez. Les professionnels peuvent choisir parmi les programmes qu’ils achètent et installent ou les programmes auxquels ils accèdent à partir d’un site Web. Cette dernière option est également connue sous le nom de logiciel à la demande. Les personnes qui choisissent cette option bénéficient du fait que les hébergeurs Web ont tendance à fournir des mises à jour, ce qui permet aux utilisateurs d’être moins dépendants des services de technologie de l’information (TI).
D’autres facteurs à prendre en compte peuvent être les conditions contractuelles, l’assistance et le coût. Par exemple, vous pourriez penser que payer un peu plus pour un portail de flux de travail proposé par un fournisseur qui garantit un support technologique en vaut la peine. Un professionnel qui n’est pas sûr de ses besoins de flux de travail à long terme peut choisir un logiciel à la demande accessible via un abonnement mensuel.