Un système de gestion financière intégré prend de nombreuses activités commerciales différentes et les place dans une seule unité. L’objectif est de donner aux décideurs la possibilité d’examiner les informations pertinentes en temps opportun. Les informations communes qui transitent par le système intégré de gestion financière proviennent des activités budgétaires, de gestion de la trésorerie et de planification fiscale. Tous les types d’entreprises et d’organismes gouvernementaux peuvent et peuvent utiliser ce système dans la gestion d’entreprise ; cependant, certaines modifications peuvent être nécessaires entre les deux entités lors de l’utilisation de ce système. Dans l’ensemble, le système devrait être en mesure de renforcer l’organisation et de lui fournir de meilleurs processus pour accomplir des tâches ou d’autres activités.
Un budget est généralement la feuille de route financière qu’une entreprise utilise pour la guider dans l’environnement économique. Un système de gestion financière intégré rassemble les informations financières de plusieurs départements et individus afin d’avoir les meilleures données possibles. L’utilisation de ces données peut créer un budget meilleur et plus précis à utiliser dans l’organisation et pour gérer les unités commerciales individuelles. En bref, les propriétaires, les cadres et les autres personnes de haut niveau ne sont pas toujours les mieux placés pour établir le budget. L’utilisation de la contribution participative des gestionnaires de première ligne et même des travailleurs peut créer des budgets adaptés à toutes les situations que l’entreprise peut traverser.
La gestion de la trésorerie est un autre élément important du système intégré de gestion financière ; cela vient généralement après qu’une entreprise a créé son budget. Cette activité implique généralement la gestion des encaissements et des paiements en espèces dans les activités commerciales d’une entreprise. La direction de niveau supérieur peut revoir le montant des dépenses et des recettes afin d’évaluer ces niveaux par rapport au budget précédemment prévu. Ce système intégré garantit que la gestion en temps réel de l’ensemble du système contribuera à améliorer l’activité plutôt qu’à la nuire. Des comptables ou des analystes financiers peuvent être nécessaires pour aider à la collecte et à la diffusion d’informations sur l’ensemble du système.
Les activités de planification fiscale utilisent souvent des données historiques tirées du système intégré de gestion financière d’une entreprise. Par exemple, la planification pour l’année prochaine nécessite des informations sur les coûts prévus et les rentrées de fonds pour différentes activités. La partie budget et gestion de trésorerie du système intégré peut fournir les données nécessaires à la planification fiscale des périodes commerciales futures. Un conseil d’administration ou des intervenants externes peuvent avoir un intérêt dans la planification financière d’une organisation. Le système intégré de gestion financière peut fournir des informations permettant à ces personnes d’examiner les activités d’une entreprise.