Une ouverture des plis est un événement au cours duquel une agence qui a demandé des offres de travaux à des entreprises ouvre toutes les enveloppes d’offres pour voir les propositions. Contrairement à une ouverture fermée, les événements d’ouverture des plis sont publics. Toutes les offres sont lues à haute voix pendant l’événement et les offres sont ensuite publiées pour que la communauté puisse les voir. La procédure standard d’ouverture des offres implique qu’un représentant de l’agence amène toutes les offres dans une zone désignée, les ouvre à une heure précise, puis enregistre toutes les offres dans un bloc-notes ou un ordinateur. Toutes les offres doivent être lues, bien que l’agence adjudicatrice puisse ou non attribuer le travail à une entreprise pendant l’événement.
Pour de nombreuses entreprises, comme celles de l’industrie de la construction, les appels d’offres font partie intégrante de l’obtention d’un emploi. Une entreprise rédige une proposition et le montant de l’offre, ou combien d’argent l’entreprise veut faire le travail spécifié, puis envoie par la poste ou livre l’offre à l’agence adjudicatrice. Les agences ne recherchent peut-être que le prix le plus bas, connu sous le nom d’appel d’offres, mais l’agence recherche plus souvent les avantages que chaque entreprise soumissionnaire peut offrir et le travail de la plus haute qualité.
Il existe de nombreuses façons de divulguer les offres, et l’ouverture des offres est l’une des méthodes les plus publiques. N’importe qui peut regarder le processus d’ouverture, contrairement à une ouverture fermée, au cours de laquelle seules certaines personnes sont autorisées à regarder. Au cours du processus d’appel d’offres, l’organisme adjudicateur doit désigner une heure et un lieu où les offres seront ouvertes. Les offres ne peuvent pas être remises lors de l’événement d’ouverture ; l’agence précisera plutôt une date de clôture des enchères.
Le jour de l’ouverture des plis, un représentant de l’organisme adjudicateur doit se présenter à l’endroit prévu au moins une heure avant l’événement. Il ou elle doit avoir toutes les offres, ainsi qu’une horloge réglée avec précision, pour s’assurer que l’ouverture se produit exactement au moment désigné. Le représentant doit avoir un bloc-notes ou un ordinateur pour enregistrer les résultats et peut apporter des élastiques, des agrafeuses et des trombones pour organiser les soumissions et les propositions.
Le moment venu, le représentant doit ouvrir toutes les offres et lire chacune à haute voix. Même si le représentant trouve l’offre exacte qu’il souhaite et envisage d’utiliser cette entreprise pour le travail, il doit continuer à lire toutes les autres offres. Après avoir lu les offres, elles sont affichées au public afin que les entreprises et toute autre personne intéressée puissent voir les montants des offres. Le représentant peut choisir une entreprise à l’ouverture des plis ou peut en choisir une plus tard, peut-être après une réunion pour discuter des avantages et des inconvénients de chaque offre.