Les technologies de l’information (TI) décrivent l’ensemble des services et des composants des réseaux informatiques et de télécommunication. Les entreprises qui utilisent Internet, les téléphones, le courrier électronique, les serveurs de réseau et les télécopieurs utilisent l’informatique. Un professionnel qui pratique la gestion financière informatique est responsable de la budgétisation de tous les besoins informatiques. Son objectif est normalement de fournir les services les plus optimaux au coût le plus bas possible. De nombreux experts estiment qu’il existe trois éléments qu’un professionnel doit prendre en compte lors de la pratique de la gestion financière informatique : l’équipement et le matériel, les logiciels, ainsi que tous les travaux et services connexes.
Un objectif commun de la gestion financière informatique est de s’assurer que tout l’équipement informatique est fonctionnel et qu’il est utilisé de la manière la plus rentable. De nombreux responsables informatiques utilisent des systèmes de suivi de la gestion des actifs. Ces systèmes exigent souvent que les gestionnaires attachent des codes-barres aux pièces de matériel qu’ils peuvent numériser pour lire l’état d’une pièce d’un équipement. Un gestionnaire peut utiliser ce système pour programmer des inspections et suivre l’emplacement de l’équipement.
Un professionnel de la gestion financière informatique doit également développer un système pour gérer les logiciels. Le logiciel décrit les programmes qui s’exécutent sur les ordinateurs. Un système efficace de gestion financière des logiciels peut inclure des mises à jour de sécurité automatiques et des mises à niveau des fonctionnalités lorsque les fabricants introduisent de nouvelles versions de logiciels. En mettant constamment à jour le logiciel en temps opportun, un gestionnaire peut réduire les coûts de réparation et de remplacement.
La main-d’œuvre informatique est un autre élément pris en compte par les professionnels de la gestion financière des technologies de l’information. Les gestionnaires peuvent tenir compte des charges de travail et des projets pour déterminer la quantité de main-d’œuvre nécessaire à un moment donné. En inspectant et en mettant à jour le matériel et les logiciels pour éviter les dysfonctionnements, un responsable informatique peut réduire les coûts de main-d’œuvre et de service. Des programmes qui fonctionnent bien peuvent réduire la dépendance vis-à-vis des techniciens.
Les trois composantes de la gestion financière informatique sont interconnectées. Par exemple, si un responsable économise de l’argent sur l’équipement en l’inspectant et en le réparant avant qu’il ne tombe en panne, une plus grande partie du budget peut être utilisée pour acheter un logiciel optimal. De même, lorsque la main-d’œuvre informatique n’est pas déployée efficacement, les réseaux peuvent souffrir de plus de problèmes car ils peuvent ne pas être surveillés correctement.
Les professionnels du domaine de la gestion financière informatique comparent également les coûts de sécurité aux coûts associés au risque. En d’autres termes, un responsable doit être familiarisé avec les risques, tels que les virus, les failles de sécurité et les dysfonctionnements du système, afin de pouvoir déterminer où un système est le plus vulnérable et quel pourrait être l’impact d’une perte. Un gestionnaire doit alors envisager diverses options de sécurité et en choisir une qui est efficace contre les plus grands risques avec un coût qui ne nécessite pas trop de budget. Lorsque les coûts de sécurité sont trop élevés, une organisation peut manquer de fonds pour prendre en charge des réseaux informatiques efficaces.