La gestion des coûts de projet est le processus de suivi et de contrôle des coûts associés à un projet donné. Cela se produit en surveillant les divers facteurs qui contribuent au coût d’un travail particulier et en évitant les problèmes qui pourraient entraîner une augmentation des coûts. C’est important pour le succès d’un projet parce que l’augmentation des coûts entraîne une diminution des profits.
Un certain nombre de choses peuvent contribuer à l’escalade des coûts. L’un de ces facteurs est connu sous le nom de fluage de la portée. C’est ce qui se passe lorsqu’un client est autorisé à ajouter de nouvelles exigences ou tâches à un travail. De bonnes pratiques de gestion des coûts de projet alertent le chef de projet sur la dérive de la portée et permettent à l’entreprise de décider de facturer le client pour le travail supplémentaire ou de fournir le travail à perte.
Les retards et les erreurs peuvent également contribuer aux problèmes de coûts. Par exemple, le fait de ne pas commander les bons matériaux la première fois augmentera les frais d’expédition et peut également entraîner des frais de réapprovisionnement. De plus, le fait de ne pas commander les matériaux appropriés à temps peut signifier que l’entreprise paiera des frais d’urgence pour une livraison plus rapide. Un processus de gestion des coûts doit identifier les problèmes potentiels à l’avance afin qu’ils puissent être évités et doit rappeler aux participants au projet les délais qui, s’ils ne sont pas respectés, peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
Les chefs de projet doivent tenir compte à la fois des coûts matériels et accessoires. Les coûts essentiels comprennent des éléments tels que les matériaux, les fournitures et le coût des services de sous-traitance. Les coûts indirects comprennent la main-d’œuvre dépensée par les employés internes et le coût du capital.
La gestion des coûts du projet peut également impliquer le suivi des économies de coûts. Ces économies devraient être reflétées dans le budget final du projet et pourraient être utilisées comme exemple des capacités du gestionnaire. Dans certains cas, en particulier lorsqu’une économie était à la fois substantielle et inattendue, un vendeur peut choisir de partager l’économie avec un client en signe de bonne volonté.
De nombreux outils existent pour aider à la gestion des coûts des projets. Ceux-ci peuvent être aussi avancés que des programmes informatiques spécialement conçus pour suivre les coûts réels par rapport aux coûts projetés. Une simple feuille de calcul peut cependant suffire à suivre de petits projets.
La gestion des coûts de projet est essentielle à la réussite financière d’un projet. Cependant, le processus peut également présenter d’autres avantages. Par exemple, si les estimations du projet sont systématiquement incorrectes, il peut y avoir un problème avec le processus d’estimation. Si un fournisseur particulier facture systématiquement plus que l’estimation initiale, il peut être temps d’enquêter sur d’autres fournisseurs qui peuvent offrir des prix plus précis à l’avance.