Une allocation de dépenses est l’argent qu’une entreprise verse à un employé ou à un travailleur sous contrat pour les dépenses personnelles engagées dans le cadre de l’exécution d’un travail. Généralement, ces dépenses comprennent les repas, le transport, les frais, les péages et éventuellement les dépenses pour divertir les clients. Ceux qui travaillent pour une entreprise avec une allocation de dépenses doivent examiner attentivement la politique avant d’engager une dépense pour s’assurer qu’elle est couverte. Les entreprises n’ont aucune obligation de payer les dépenses non couvertes par la police.
L’une des dépenses les plus courantes est le paiement du kilométrage utilisé lors de la prise d’un véhicule personnel pour les affaires de l’entreprise. Il s’agit d’une dépense courante dans un certain nombre de professions, notamment les agents commerciaux, les journalistes, les avocats salariés et bien d’autres. Le kilométrage est calculé sur la base d’un taux fixe, par exemple tant par mile ou kilomètre. Ce taux peut être sujet à changement en tenant compte du prix moyen du carburant au moment du paiement. L’argent est généralement versé sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
L’indemnité de frais kilométriques ne couvre toutefois pas uniquement les frais de carburant. Il est également censé donner à l’employé ou au travailleur sous contrat une somme d’argent pour l’usure de la voiture, en supposant qu’une voiture personnelle est utilisée. Par conséquent, certains travailleurs peuvent mettre de côté une partie de ce remboursement pour des choses telles que l’entretien régulier du véhicule ou les réparations qui seront nécessaires à l’avenir. L’entreprise ne précise normalement pas comment l’argent doit être utilisé une fois la dépense engagée, de sorte que les employés doivent choisir eux-mêmes comment utiliser cet argent de manière responsable.
Les repas sont un autre élément courant d’allocation de dépenses. En règle générale, si le déroulement du travail oblige une personne à se déplacer en dehors de sa région d’origine, l’entreprise paiera les repas. Ces repas ne sont généralement payables que jusqu’à un certain montant. Si un employé dépasse ce montant en choisissant un repas plus cher, il est responsable de la différence. Si l’employé emmène un client à un repas, cela sera également généralement remboursé. Certaines entreprises refusent de payer pour les boissons alcoolisées, cela doit donc être vérifié à l’avance.
L’autre chose qu’une allocation de frais est souvent utilisée pour payer est le divertissement, en particulier d’un client. Il peut s’agir d’emmener le client à un événement sportif ou à une sortie de golf, pour n’en nommer que quelques-uns. Les frais de représentation peuvent être très élevés, c’est pourquoi l’employé doit s’assurer que ces dépenses sont couvertes. Certains de ces types de dépenses peuvent nécessiter une autorisation préalable, où l’employé ou la personne sous contrat doit d’abord appeler un superviseur ou un responsable et obtenir l’approbation de la dépense.
En règle générale, un remboursement de frais n’est pas assujetti à l’impôt sur le revenu. En effet, l’argent reçu n’est pas un revenu, mais plutôt un remplacement de l’argent dépensé pour le compte d’une entreprise. Ceux qui ont des questions doivent vérifier auprès d’un fiscaliste local pour s’assurer qu’ils sont en conformité avec toutes les lois fiscales.