Un rapport de dépenses est un document qui décrit les dépenses engagées au cours d’une période de temps spécifique ou lors de l’exécution d’un travail ou d’une mission spécifique. Une note de frais peut être assez large, couvrant parfois des services entiers au sein d’une entreprise, ou les rapports peuvent être individualisés, s’appliquant à un seul employé et à une seule tâche. La plupart du temps, les notes de frais sont utilisées pour documenter les dépenses qui deviennent nécessaires lorsque les employés travaillent en dehors de l’environnement de bureau normal. Dans la plupart des cas, les notes de frais sont examinées par les chefs de service, puis transmises à la comptabilité.
Parfois, les notes de frais sont utilisées exclusivement aux fins de remboursement des employés. Cela s’applique à un employé qui est à l’extérieur du bureau et qui doit utiliser ses propres fonds pour les dépenses liées à l’entreprise. Afin d’être remboursé, l’employé doit généralement déposer une note de frais, en joignant des reçus qui corroborent les dépenses.
Certains employés reçoivent des notes de frais. Il s’agit d’une somme d’argent prédéterminée qui est à leur disposition lorsqu’ils sont absents du bureau, mais engagés dans des activités liées au travail. Les employés ayant des comptes de dépenses, bien qu’ils n’utilisent pas leur propre argent, sont toujours tenus de déposer une note de frais pour documenter leurs dépenses. Dans de nombreux cas, les fonds du compte de dépenses sont détenus sur une carte de crédit ou de débit de l’entreprise émise au nom de l’employé individuel.
Les repas sont généralement classés sur les notes de frais. Cela est particulièrement vrai pour les employés dont le travail les oblige à voyager ou à passer beaucoup de temps hors du bureau. Les employés qui travaillent dans la vente passent souvent beaucoup de temps sur la route et, dans de nombreux cas, les employeurs leur remboursent les repas pendant leurs déplacements. D’autres cas où les repas peuvent être considérés comme une dépense comprennent les repas où les affaires réelles sont discutées ou dans les cas de divertissements pour les clients.
D’autres types de dépenses qui apparaissent souvent sur une note de frais comprennent l’hébergement, l’essence et les services de blanchisserie. Les frais de transport, tels que les billets d’avion, les billets de train et la location d’une voiture, sont également couramment documentés. Habituellement, la plupart des types de biens ou de services nécessaires pendant qu’un employé est en train de faire des affaires pourraient être admissibles à un remboursement.
La plupart des entreprises surveillent attentivement les notes de frais. Ils recherchent des pics de dépenses ou d’autres indications qu’un employé peut mal gérer les fonds. Dans certains cas, les employeurs peuvent fixer des limites de dépenses pour certains articles. Par exemple, l’employé peut avoir un plafond sur le montant d’argent qu’il peut dépenser par nuit pour l’hébergement. Tous les fonds dépensés au-delà de cette allocation seraient à la charge de l’employé.