Le rôle du grand livre général en comptabilité est d’agir comme le compte comptable ultime pour toutes les transactions effectuées par une entreprise. Non seulement il comprend des enregistrements de crédits et de débits pour tous les différents comptes, mais le grand livre général devrait également inclure des factures, des bons de livraison et d’autres enregistrements des diverses transactions commerciales. Comme il est compilé de nos jours principalement sur un logiciel informatique spécialement conçu, un grand livre général en comptabilité devrait avoir une page principale détaillant un aperçu de la comptabilité de l’entreprise, à partir de laquelle les rapports financiers comme le bilan et les profits et pertes et l’état sont dérivés . De cette façon, toutes les transactions peuvent être retracées dans le grand livre général depuis les enregistrements de leur déroulement jusqu’à l’impact financier qu’elles provoquent.
Garder une trace de tous les différents types de transactions commerciales menées par une grande entreprise peut être une tâche difficile. Néanmoins, la tenue d’un grand livre général précis est une nécessité pour le service de comptabilité d’une entreprise. Le grand livre général en comptabilité est le registre ultime de chaque activité commerciale qui a été menée sur une période de temps spécifique.
L’un des rôles importants joués par un grand livre général dans la comptabilité est qu’il sert de lieu unique où tous les documents commerciaux peuvent être retrouvés. Cela inclut non seulement les montants des transactions, mais également tous les documents officiels, tels que les factures ou les factures, concernant ces transactions. Ainsi, le grand livre sert de trace papier fiable pour retrouver les erreurs, ce qui est essentiel pour quelqu’un qui essaie d’équilibrer les livres.
De plus, le grand livre général en comptabilité sert de source pour certaines des informations financières les plus pertinentes concernant une entreprise. Ces informations sont recueillies sur le bilan, qui montre la valeur des actifs et des passifs d’une entreprise, et le compte de résultat, qui concerne les revenus et les dépenses. Lorsqu’une entreprise fait le point sur sa santé financière, elle consulte souvent ces deux documents. Ainsi, le grand livre général doit être précis pour refléter la véritable situation de l’entreprise.
Alors que le grand livre général de la comptabilité devrait donner une vue d’ensemble de la situation financière d’une entreprise, il devrait également inclure tous les différents aspects d’une entreprise qui composent cette vue d’ensemble. Pour ce faire, il fournit un chemin vers toutes les myriades de composants du dossier financier, tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs, la trésorerie, les stocks, etc. Si le grand livre est compilé sur un ordinateur, comme c’est le cas dans la plupart des cas, le logiciel inclut souvent des liens du grand livre général vers tous les sous-ensembles disparates de l’entreprise.