La meilleure stratégie d’approvisionnement est celle qui réduit les coûts des produits sans nuire à la qualité, au service ou à la livraison. Les coûts qui doivent être inclus dans l’évaluation d’une stratégie d’approvisionnement comprennent à la fois les coûts accessoires internes du temps et des ressources du personnel, ainsi que les coûts en dollars des biens ou services réels. L’approvisionnement est également appelé achat et représente l’ensemble des activités liées à l’acquisition de biens ou de services par une entreprise ou une organisation.
La première étape de l’élaboration d’une stratégie d’approvisionnement consiste à analyser le coût actuel de l’approvisionnement dans votre organisation. Commencez au début du processus avec la personne qui demande un article. Documentez le temps et les efforts requis par tout le personnel impliqué dans le processus métier. Une fois le formulaire de demande rempli, il est généralement examiné par un superviseur, qui peut ensuite le transmettre au service des achats ou à un membre du personnel local chargé de commander les matériaux. Cette analyse comprend le temps du personnel consacré au paiement des factures pour ces biens, car un processus dépend de l’autre.
Calculez le temps requis par chaque personne dans le processus et multipliez par son taux horaire. Inclure les coûts des avantages, ainsi que les coûts associés au processus. Il peut s’agir de formulaires papier qui doivent être imprimés ou d’un outil électronique qui doit être maintenu et pris en charge. La somme de tous ces coûts est une représentation fidèle du faible coût en dollars pour l’organisation de l’activité d’achat.
Examinez ces coûts et ce temps pour identifier les goulots d’étranglement, les processus qui n’ajoutent aucune valeur et les activités qui font perdre du temps. Rédigez le processus commercial idéal et incluez les personnes impliquées et le temps que chaque étape devrait nécessiter. Déterminez les changements nécessaires pour passer au processus proposé. Cela peut inclure des investissements dans la technologie ou des changements dans les responsabilités réelles de plusieurs membres du personnel.
Passez en revue l’activité d’achat réelle au cours des deux à cinq dernières années pour identifier les domaines d’économies potentielles. Par exemple, l’achat de toutes les fournitures de bureau auprès d’une seule entreprise peut entraîner une baisse des coûts de chaque article, en raison des remises disponibles pour les achats à volume élevé. Analysez le montant des dépenses consacrées à différents produits ou matières premières pour trouver des économies potentielles sur les prix des produits. Dans un monde idéal, l’application de cette stratégie d’approvisionnement est un moyen systématique de réduire les coûts des produits tout en renforçant les relations avec les principaux fournisseurs.