La gestion des feuilles de temps peut être un outil commercial utile qui peut fournir des fonctionnalités au-delà de l’enregistrement des heures des employés pour déterminer le montant de la paie due à la fin d’une période comptable. Un bon programme de gestion peut permettre aux entreprises de suivre le temps consacré à des tâches spécifiques et peut faciliter le processus de facturation pour les entreprises qui peuvent gérer plusieurs clients à la fois. Les entrepreneurs indépendants et les travailleurs indépendants peuvent également trouver ces outils utiles pour suivre la productivité personnelle, même s’ils n’utilisent pas une structure de facturation horaire.
Historiquement, la feuille de temps permettait aux travailleurs de noter leur arrivée et leur départ du travail, parfois à l’aide d’une horloge à carte perforée qui pouvait enregistrer ces données automatiquement. Bien que ces feuilles soient toujours utilisées, la gestion des feuilles de temps peut être beaucoup plus complexe. Les employés peuvent être en mesure de se connecter et de se déconnecter pour des tâches spécifiques, par exemple, ou peuvent utiliser différentes entrées pour différents clients et projets.
Grâce à une gestion plus efficace, les entreprises peuvent voir combien de temps les employés consacrent à diverses tâches. Cela peut permettre aux entreprises d’estimer plus précisément la planification et le calendrier des projets. Cela peut également créer une base de comparaison; si la plupart des employés terminent une tâche en six heures, par exemple, les écarts par rapport à cette norme peuvent être un sujet d’intérêt. Pour la gestion interne, le suivi détaillé des feuilles de temps peut être un geste bénéfique pour l’efficacité et la productivité.
Une autre utilisation de la gestion des feuilles de temps est la facturation, lorsque les entreprises facturent les clients sur la base de la main-d’œuvre. Les employés qui travaillent sur un projet peuvent enregistrer leurs heures au fur et à mesure, générant des informations pour la facture du client ainsi que le suivi de leurs heures pour leurs propres chèques de paie. La gestion détaillée des feuilles de temps peut également permettre à une entreprise de montrer à un client combien de temps a été consacré à des aspects spécifiques d’un projet, car les employés pourraient noter la tâche ainsi que le client.
Les programmes de gestion des feuilles de temps électroniques peuvent être utiles pour des activités de suivi des feuilles de temps plus avancées. Pour encourager la conformité des employés, des outils tels que des cartes magnétiques ou des porte-clés qui communiquent avec une unité de base peuvent être utiles, car ils peuvent connecter et déconnecter automatiquement les employés. Parler avec les membres du personnel de la façon d’utiliser le programme peut également être bénéfique, car cela leur permettra de déclarer leurs heures avec précision et honnêteté dès le début. Les services des ressources humaines peuvent également vouloir montrer aux employés comment utiliser la gestion des feuilles de temps pour identifier et éviter les heures supplémentaires en surveillant leurs heures et en travaillant avec un superviseur si un problème d’horaire survient.
Un autre avantage de la gestion électronique des feuilles de temps est la possibilité de communiquer et d’envoyer des notes internes. Des notes sur la planification et les tâches peuvent être affichées sur une feuille de temps pour s’assurer que les employés les voient, en particulier en cas de modification de l’horaire. Les employés peuvent également être en mesure de se rappeler et de se coordonner via le système électronique lorsqu’ils collaborent sur des projets.