Avec autant d’options dans les fournisseurs de conférence téléphonique aujourd’hui, il peut souvent être difficile de décider quel service est la bonne option. Heureusement, il est possible de décomposer la tâche en quelques étapes simples et de réduire systématiquement la liste à quelques prétendants. Afin de gérer cela, il est important d’évaluer chaque entreprise de téléconférence sur la base des fonctionnalités, du prix et du service.
C’est généralement une bonne idée d’identifier les types de produits de téléconférence que vous souhaitez avant de lancer toute recherche de la bonne société de téléconférence. Peut-être avez-vous besoin immédiatement d’un style particulier d’appel audio, tel qu’un format d’appel sans frais. Une liste de présence générée automatiquement après chaque appel peut également être une fonctionnalité souhaitable. Vous pouvez également avoir l’intention d’utiliser une sorte d’outil de conférence Web dans un avenir proche, comme celui qui comprend des fonctionnalités aussi importantes que la collaboration de documents ou le partage de présentations. Quels que soient vos besoins, qualifiez les fournisseurs de conférence téléphonique en éliminant ceux qui ne peuvent pas vous fournir les fonctionnalités nécessaires et concentrez votre attention sur les fournisseurs qui peuvent vous fournir ce dont vous avez besoin.
Une fois que vous avez dressé une liste de toutes les sociétés de téléconférence capables de fournir les fonctionnalités dont vous avez besoin, commencez à examiner de près les prix. Pour les grandes entreprises, ce n’est généralement pas difficile, car de nombreux services de téléconférence offrent des remises sur volume aux entités qui génèrent beaucoup d’utilisation chaque mois. Cependant, ne vous découragez pas si vous êtes avec une petite entité, comme une organisation à but non lucratif ou religieuse qui ne tient que quelques conférences téléphoniques par mois. Il existe un certain nombre de fournisseurs qui se concentrent sur des marchés de niche et offrent des économies importantes sans exiger de niveau minimum d’utilisation pour une période donnée.
Lors de l’exploration des prix, assurez-vous de comprendre ce qui est et n’est pas inclus dans ce prix de base. Concentrez votre attention sur la société de téléconférence qui inclut autant de fonctionnalités que vous souhaitez que possible dans le tarif de base par minute. Assurez-vous de demander le prix de toutes les fonctionnalités qui ne sont pas incluses dans le coût de base et clarifiez comment ces frais sont appliqués. Par exemple, s’il y a un supplément pour l’enregistrement d’une audioconférence, demandez si ce forfait s’applique à la conférence quelle que soit la durée, ou s’il s’agit d’un forfait qui s’applique sur une base horaire. Si vous envisagez de tenir une conférence téléphonique de cinq heures, cette seule question pourrait vous faire économiser beaucoup d’argent.
Après avoir abordé les questions de fonctionnalités et de tarification, il est toujours important de déterminer le niveau de support auquel vous pouvez vous attendre en tant que client de chaque société de téléconférence. De nombreux fournisseurs offrent une gamme impressionnante de fonctionnalités ainsi que des prix très attractifs. Tous les fournisseurs de téléconférence n’offrent pas une assistance XNUMX heures sur XNUMX, le week-end ou même lors d’une conférence téléphonique en direct. Gardez à l’esprit que si vous avez une sorte de problème de service qui minimise votre capacité à faire des affaires, c’est votre résultat net qui en souffre. Aller avec une entreprise qui a des prix légèrement plus élevés, mais qui offre un excellent service client sera la meilleure option à long terme.