Lors de la planification d’un projet de gestion des connaissances, il faut d’abord regarder ce que l’on essaie d’accomplir. Cela peut être lié aux raisons pour lesquelles un tel projet a été initialement jugé nécessaire. Les objectifs du projet détermineront les techniques de gestion des connaissances à utiliser, les systèmes et applications à introduire et tout nouveau logiciel à acquérir. L’entreprise devrait envisager toute modification nécessaire de son organisation, telle que la création d’une fonction de gestion des connaissances dotée d’un personnel adéquat pour guider le processus ou la mise à disposition de moyens de formation supplémentaires. Enfin, l’entreprise doit estimer les coûts impliqués dans la mise en œuvre du projet de gestion des connaissances et les comparer aux bénéfices attendus.
L’organisation peut être un fournisseur de services fondé sur les connaissances visant à garantir que les connaissances créées dans l’organisation sont effectivement capturées et utilisées. Une autre organisation peut avoir l’impression que sa propriété intellectuelle n’est pas suffisamment entretenue et utilisée et inclura dans son plan une recherche pour identifier les actifs immatériels et trouver de nouveaux débouchés pour exploiter leur potentiel. Une entreprise peut également souhaiter trouver de meilleures façons d’évaluer les besoins de ses clients et d’adapter ses produits et services à leurs souhaits. Le projet de gestion des connaissances serait alors basé sur des objectifs tels que l’amélioration et l’innovation des produits et des processus ou l’amélioration de la relation client.
Un projet de gestion des connaissances doit prendre en compte les applications nécessaires à sa mise en œuvre. Le plan peut nécessiter de nouvelles procédures internes, de nouveaux logiciels ou des modifications de l’organisation interne. Un projet de gestion des connaissances peut viser à stimuler l’innovation par l’acquisition de connaissances provenant de sources externes et devrait donc envisager un logiciel capable d’analyser et de concentrer les nouvelles connaissances. Ces logiciels peuvent inclure des systèmes d’information de gestion, des applications de veille stratégique et des logiciels de gestion de la relation client.
Si le projet de gestion des connaissances vise à accroître l’innovation au sein de l’entreprise, il peut être nécessaire de mettre en place des sites de forums de discussion et d’autres espaces collaboratifs, ainsi que la création de communautés autour d’un sujet particulier avec des opportunités de mise en réseau. Des technologies habilitantes appropriées, telles que la vidéoconférence ou la technologie de simulation, devraient être choisies pour mener à bien le projet. Des liens externes devraient être créés grâce à une participation accrue à des séminaires et à des conférences, à des abonnements à des revues spécialisées et à des sites Web ou à l’acquisition de logiciels pour permettre la collaboration avec les clients sur la conception de produits innovants. Les coûts d’acquisition des logiciels nécessaires et le temps du personnel impliqué dans la mise en œuvre du projet de gestion des connaissances doivent être soigneusement estimés.