Les particuliers, les professionnels et les équipes écrivent et corrèlent les tâches à l’aide d’un logiciel gratuit de gestion des tâches. Alors que la plupart des logiciels de gestion de tâches gratuits contiennent des fonctionnalités similaires, quelques fonctionnalités sont plus importantes lors de la recherche du bon programme à télécharger. La capacité de hiérarchiser les tâches, qui peut sembler basique, est très importante et peut ne pas être disponible dans tous les programmes gratuits. Le nombre total de tâches qui peuvent être enregistrées à la fois peut décider entre un petit et un gros logiciel de gestion des tâches. La possibilité de créer des rapports de projet et d’exporter des informations vers d’autres programmes sera également une aubaine pour les professionnels et les équipes qui ont constamment besoin de réaliser différents projets.
La hiérarchisation des tâches est une fonction logicielle que la plupart des utilisateurs tiennent pour acquise, car tout ce qu’elle fait vraiment est de changer la couleur d’une tâche, d’écrire une note près de la tâche ou de placer les tâches dans l’ordre hiérarchique de la plus importante à la moins importante. Lorsque des projets ou des tâches quotidiennes doivent être terminés, le fait de pouvoir les hiérarchiser aidera l’utilisateur à planifier sa journée autour des tâches et l’aidera à savoir ce qui doit être fait immédiatement. Il s’agit d’une fonctionnalité de base, et la plupart des logiciels de gestion de tâches gratuits l’incluront, mais certains n’offriront cette fonctionnalité que dans les versions payantes du programme.
Le client le plus courant pour un logiciel gratuit de gestion des tâches est une personne occupée qui a de nombreuses tâches à planifier et à coordonner. Cela signifie que le nombre total de tâches pouvant être enregistrées en même temps dans le logiciel de gestion des tâches sera d’une grande importance, en particulier pour les équipes qui doivent coordonner les tâches de plusieurs personnes. Plus vous pouvez enregistrer de tâches, mieux c’est. Certains programmes pourront également enregistrer des listes ou organiser des tâches en arborescences, ce qui peut aider l’utilisateur à organiser les tâches.
Lorsqu’il s’agit d’un grand projet, il peut être difficile pour une personne de savoir qu’elle est sur le point de terminer le projet. Les fonctionnalités de rapport du logiciel gratuit de gestion des tâches génèrent des rapports basés sur le nombre de tâches terminées et le temps qu’il a fallu pour terminer les tâches. Les fonctionnalités de rapport avancées permettront aux utilisateurs d’ajouter plus de facteurs dans le rapport, le rendant plus précis.
La possibilité d’exporter les tâches vers un autre programme, tel qu’un tableur ou un programme de calendrier, aidera les utilisateurs à exécuter différentes fonctions sur les tâches. Cela permet également à l’utilisateur d’archiver des tâches, si besoin est. L’exportation vers des appareils mobiles sera utile, en particulier pour les utilisateurs qui restent rarement sur place.