Pour choisir le meilleur logiciel de gestion de cas, les décideurs d’une entreprise doivent d’abord évaluer leurs besoins actuels. Il convient de tenir compte des tâches à accomplir avec le logiciel de gestion de cas. Réaliser une analyse des écarts entre les besoins réels et les fonctions du système actuel de l’entreprise est essentiel. La consultation des membres du personnel, la sollicitation de propositions d’offres auprès de fournisseurs potentiels et l’évaluation des structures de prix et des mesures de sécurité intégrées font également partie du processus.
Avant qu’une entreprise sollicite des offres auprès de fournisseurs potentiels de logiciels de gestion de cas, elle doit effectuer une analyse de ce qu’elle souhaite que ce logiciel accomplisse. En interrogeant et en consultant les membres du personnel qui sont directement impliqués dans les processus de flux de travail de l’entreprise, l’entreprise peut commencer à déterminer ce qui manque au système actuel. Les responsables de la sélection d’un progiciel de gestion de cas doivent également tenir compte des postes susceptibles d’être supprimés ou modifiés en raison des capacités du nouveau système.
Différents progiciels de gestion de cas peuvent souvent éliminer le besoin de certains groupes de travail et tâches de flux de travail. Les objectifs du choix d’un programme de gestion de cas sont d’accroître l’efficacité et d’atteindre un certain degré de normalisation. Par exemple, certaines des fonctions de saisie automatisée des données dans une application logicielle de gestion de cas peuvent éliminer le besoin d’un soutien administratif de bas niveau. Si des postes doivent être éliminés ou des responsabilités redéfinies à la suite de la mise en œuvre, il est important de répondre à ces préoccupations avec les employés avant de choisir un programme.
Une fois qu’une entreprise a une idée de ce qu’elle veut que le programme de gestion de cas accomplisse, ses décideurs peuvent commencer à demander des offres à des fournisseurs potentiels. Une partie de ce processus consiste à rechercher une variété de fournisseurs et de programmes. Une grande partie de la recherche initiale peut être effectuée en ligne, ce qui donnera à l’entreprise une idée des options disponibles et fournira les coordonnées des représentants des fournisseurs, qui pourront donner une évaluation plus approfondie. Beaucoup de ces applications peuvent être personnalisées en fonction de besoins spécifiques.
Étant donné que le logiciel de gestion de cas contient une base de données d’informations relatives aux dossiers juridiques et médicaux, les mesures de sécurité intégrées sont extrêmement importantes. Le niveau de technologie de cryptage et les méthodes d’accès autorisées que chaque application utilise seront une considération supplémentaire lors de la sélection d’un programme approprié. Il est également important de penser à la compatibilité avec les systèmes matériels informatiques actuels et les autres applications logicielles d’entreprise en cours d’utilisation. Les courbes d’apprentissage typiques devront également être prises en compte lors de la sélection d’un programme de gestion de cas, car les employés devront être acclimatés au nouveau système.