Bien que tout le monde ne soit pas conscient du fait, il existe des services de téléconférence audio qui sont offerts gratuitement par le fournisseur. Bien qu’il ne s’agisse pas de téléconférences strictement gratuites, ces programmes ne facturent aucun type de frais d’utilisation de la ligne et n’envoient aucun type de facture à l’hôte de la conférence ou aux participants. Grâce aux services d’appels payants, il est possible de tenir une conférence téléphonique à tout moment, simplement en avertissant les personnes qui doivent y assister. Choisir le meilleur de ces options de téléconférence gratuites nécessite de prêter une attention particulière à trois éléments clés.
Tout d’abord, vous voulez vous assurer que le fournisseur de téléconférence gratuit que vous sélectionnez a la capacité de ligne pour le type d’appels de conférence que vous effectuez. Certains fournisseurs gratuits limitent le nombre de lignes pouvant être incluses dans une session de conférence donnée, tandis que d’autres fournissent des lignes selon le principe du premier arrivé, premier servi. Si vous avez tendance à tenir vos conférences en dehors des périodes de pointe et que vous n’avez pas plus de huit à dix participants par appel, il y a très peu de chances d’avoir un problème avec tout le monde pour se rendre à la conférence. Les personnes qui ont besoin de plus de lignes et qui utilisent le service pendant les heures normales de bureau doivent s’assurer de connaître la politique du fournisseur sur l’utilisation de la ligne avant de créer un compte.
Une deuxième considération essentielle est le soutien à la clientèle lors d’une conférence. De nombreux services gratuits ne fournissent l’assistance d’un opérateur que moyennant des frais supplémentaires. Il y en a quelques-uns qui offriront une assistance limitée lors d’un appel, une fonctionnalité qui pourrait s’avérer utile de temps en temps. Déterminez quels frais, le cas échéant, sont encourus pour l’assistance de l’opérateur avant de vous inscrire à un service.
Les limites de durée de la conférence sont une autre considération importante lors de l’évaluation de différentes solutions de téléconférence gratuites. Certains services limitent les conférences à deux heures maximum, tandis que d’autres ne permettent pas à une seule session de durer plus de quatre ou cinq heures. Si vous tenez normalement des conférences pendant plus d’une heure, ce ne sera pas un problème majeur, bien que savoir combien de temps un appel peut durer peut être utile dans les situations d’urgence.
Vous voudrez peut-être également examiner des fonctionnalités telles qu’une liste de présence après appel ou des options d’enregistrement. La liste après appel comprendrait les numéros de téléphone des participants, les heures d’entrée et de sortie de chaque ligne et le nombre total de minutes utilisées pour la conférence. En ce qui concerne l’enregistrement, il y aura probablement un petit supplément pour cette fonctionnalité, mais il y a de fortes chances que seuls des frais fixes uniques soient encourus. L’écoute des enregistrements de la conférence serait traitée comme des lignes accédant à une conférence téléphonique, la seule dépense étant les frais d’interurbain facturés à l’auditeur par son fournisseur de services téléphoniques.
La téléconférence gratuite est une excellente option pour les petites entreprises ou toute entité qui doit surveiller de près les dépenses. Le coût peut être complètement éliminé si les participants ont mis en place des forfaits interurbains à tarif fixe qui leur permettent d’interurbains illimités vers n’importe où dans le pays, ou qui utilisent un service téléphonique basé sur Internet qui n’a pas de frais d’interurbain. Bien qu’elle ne soit pas aussi riche en fonctionnalités que les options de conférence téléphonique payantes, la téléconférence gratuite vaut vraiment la peine d’être envisagée si vous n’avez besoin de rien de plus que de rassembler un petit groupe de personnes pendant environ une heure.