Un système d’aide à la décision (DSS) est un système destiné à aider à la prise de décisions commerciales, en tenant compte de toutes les données pertinentes disponibles. Parfois, le terme est identifié spécifiquement avec des logiciels capables d’importer des données à partir d’un certain nombre de sources et de les rassembler dans une sorte de format utile qui est utilisé dans la prise de décision. Que le système soit conçu pour faire un usage intensif de l’informatique ou s’appuie sur des méthodes plus anciennes d’assimilation des données, le rôle des systèmes d’aide à la décision dans la vie de toute entreprise est important.
L’un des rôles clés des systèmes d’aide à la décision est l’organisation même des données. L’utilisation d’une sorte de système basé sur les connaissances pour rassembler des informations provenant de diverses sources facilite beaucoup la mise en relation de tous les aspects de ces données. Par exemple, assimiler les informations sur les ventes générées pour une période donnée avec les créances réelles pour cette même période et comparer ces chiffres au coût de production peut fournir des informations précieuses sur la façon de gérer au mieux les ressources de l’entreprise dans une période à venir. Avoir un référentiel central pour les données qui n’est pas simplement un dépotoir mais un instantané bien organisé de l’entreprise peut faciliter la compréhension de la situation actuelle de l’entreprise.
Aider au processus d’évolution vers l’avenir est un autre rôle important des systèmes d’aide à la décision. Une fois les données rassemblées et organisées en un ensemble cohérent et utile d’informations, il est beaucoup plus facile d’évaluer diverses stratégies pour l’avenir et de projeter le résultat de ces décisions. En fournissant une base solide pour l’élaboration de ces projections, les propriétaires et les gestionnaires ont la possibilité de déterminer si une approche donnée vaut l’investissement en temps et en ressources par rapport aux rendements prévus, ou si une approche différente doit être envisagée.
Le rôle des systèmes d’aide à la décision peut même avoir un certain impact sur l’organisation interne d’une entreprise. Le regroupement de toutes les données pertinentes peut parfois faire apparaître qu’un certain degré de gaspillage se produit à différents niveaux au sein de l’entreprise, les effets de ce gaspillage étant observés ailleurs dans l’exploitation de l’entreprise. De ce point de vue, un DSS compétent peut être l’outil qui permet de se restructurer en interne afin de minimiser les déchets, une démarche qui permet à l’entreprise de réduire les coûts et d’augmenter le résultat net même s’il n’y a pas d’augmentation de la production de produits finis .
Bien que le rôle exact des systèmes d’aide à la décision varie légèrement d’une entreprise à l’autre, il ne fait aucun doute que les systèmes de ce type peuvent rapidement compenser les coûts liés à leur mise en œuvre. En fournissant une base pour le processus de prise de décision qui repose sur des faits et offre un accès facile à toutes les données pertinentes, on peut gagner du temps dans la prise de décisions. Au-delà du gain de temps lié à la prise de décision, un DSS fiable permet également d’éviter plus facilement des actions qui pourraient créer des circonstances défavorables à court terme, voire à long terme pour l’entreprise, un avantage qui augmente les chances que l’entreprise reste viable pour encore de nombreuses années.