Le processus physique de dépôt d’une demande de constitution nécessite simplement qu’un propriétaire d’entreprise ou un groupe de contrôle soumette les documents appropriés et paie les frais de dépôt dans leur état respectif. Le dépôt de la constitution exige d’abord que l’entreprise élise un conseil d’administration pour décider comment la participation majoritaire au sein de la société sera divisée. Une fois cette étape terminée, les documents juridiques et le nom de la société, l’adresse commerciale et le raisonnement derrière la formation de la société peuvent être soumis au secrétaire d’État américain pour approbation. Si la demande est acceptée, des questions supplémentaires peuvent être posées pour déterminer les informations sur les stocks, les parties contrôlantes et d’autres informations. Une fois les documents soumis à nouveau et acceptés, un certificat de constitution est délivré par l’autorité locale.
Une erreur courante lors du dépôt d’une demande de constitution est de confondre le nom de l’entreprise avec le nom de la société – ce sont normalement deux titres distincts, et chaque nom de société doit être unique dans l’État. Par exemple, il peut y avoir des centaines d’une certaine chaîne de restaurants sur un territoire donné, mais chacun appartenant à un propriétaire distinct aurait un nom de constitution différent. En outre, le même numéro d’identification fiscale des sociétés serait utilisé pour chaque entreprise supplémentaire ouverte par cette société. Certaines sociétés possèdent de nombreux types d’entreprises, donc le choix de cette méthode limite la paperasserie requise après la demande initiale.
D’autres peuvent décider d’avoir des incorporations distinctes au sein de chacune de leurs entreprises pour limiter leurs responsabilités globales lorsque certaines d’entre elles sont plus rentables que d’autres. Les propriétaires d’entreprise doivent décider avant de déposer une demande de constitution quelles sociétés seront incluses dans les actifs, et cette décision affectera à la fois les déclarations de revenus futures et le potentiel des actionnaires. De nombreux investisseurs préféreraient soutenir de petites sociétés spécialisées qui n’ont pas de responsabilité excédentaire de la part de nombreuses entreprises. Cette décision est donc souvent cruciale lorsqu’il s’agit d’une future offre d’actions.
Il est également important de rechercher les différents types d’incorporation puisque chacun d’eux aura de nombreux avantages et limites. Une société par actions (S Corp), par exemple, est conçue pour les entreprises qui versent des dividendes à un groupe d’individus qui ont investi dans l’entreprise, et les entreprises qui déposent une demande de constitution sous ce titre sont en mesure de payer les actionnaires sans que le revenu soit essentiellement taxé deux fois. La formation d’une société à responsabilité limitée (LLC) offre de nombreux avantages d’une S Corp, mais protège également les actifs du propriétaire de l’entreprise, ce qui en fait un choix judicieux pour les petites entreprises qui ont un propriétaire unique ou un petit partenariat. Le choix du bon type de constitution déterminera en fin de compte le degré de protection dont bénéficient les participations majoritaires au sein de la société. Ce n’est donc pas une décision à prendre à la légère.