Une politique de continuité d’activité est un plan qui permet d’assurer la pérennité d’une entreprise. Le plan se concentre sur l’identification des facteurs internes ou externes qui peuvent perturber les opérations d’une entreprise pendant une période de temps significative. Pour créer une politique de continuité des activités, la plupart des entreprises passeront par une série d’étapes. Les étapes comprennent l’analyse, la conception de la solution, la mise en œuvre des solutions, un examen pour l’acceptation organisationnelle et la maintenance ou le suivi. Bien que leur application soit similaire dans diverses entreprises, les étapes comprendront des tâches spécifiques à une entreprise.
Lors de la phase d’analyse de la politique de continuité d’activité, l’équipe de direction d’une entreprise recherchera tout facteur pouvant nuire à l’activité. Les facteurs internes peuvent inclure des pannes d’équipement, le manque ou la qualité d’employés formés, des pénuries d’équipement brut et un capital insuffisant provenant de la vente de biens ou de services. Les facteurs externes comprennent la faible confiance des consommateurs, l’indisponibilité du crédit aux entreprises, les politiques monétaires difficiles établies par un organisme gouvernemental ou la forte concurrence d’autres organisations.
La politique de continuité d’activité comprendra également des informations sur les solutions conçues pour lutter contre les facteurs internes ou externes répertoriés dans la phase d’analyse. Les solutions visent généralement à combattre ou à inverser les aspects négatifs d’un ou plusieurs facteurs. Par exemple, le facteur interne de matières premières insuffisantes peut être atténué en ayant d’autres fournisseurs en place pour gérer les commandes de l’entreprise. Les programmes de formation peuvent aider à éduquer les employés sur la meilleure façon d’accomplir les tâches et les activités au sein de l’entreprise.
La mise en œuvre de solutions dans la politique de continuité des activités peut nécessiter un changement immédiat des opérations commerciales ou des plans pour mettre en œuvre les changements lorsque les facteurs internes et externes rendent les conditions commerciales difficiles. Lors de la mise en œuvre à court terme, l’entreprise sollicitera souvent l’aide de ses responsables opérationnels pour superviser les changements nécessaires pour modifier les pratiques commerciales actuelles. Lorsque des changements se produiront à l’avenir, l’entreprise éduquera souvent les personnes qui institueront le plan. Cela garantit que l’entreprise continue à perpétuité sans trop de difficultés.
L’étape d’examen et/ou de maintenance de la continuité des activités garantit que les plans changent si nécessaire. En affaires, peu de choses resteront inchangées en raison des facteurs externes qui affecteront les opérations d’une entreprise. Pour cette raison, l’entreprise devra revoir périodiquement ses plans et politiques de continuité pour s’assurer qu’ils restent à jour et représenteront une solution viable pour les facteurs qui peuvent entraver les opérations de l’entreprise. Après la revue de maintenance, l’entreprise peut être amenée à faire quelques ajustements pour prendre des actions correctives sur la politique de continuité.