Choisir les bons fournisseurs pour divers biens et services est très important pour le bien-être de toute entreprise. Dans le cadre du processus de sélection des fournisseurs, les entreprises tiennent compte de facteurs tels que l’étendue des produits proposés, l’efficacité des commandes et des livraisons, la qualité des produits et les prix. De nombreuses entreprises prendront également en considération les aspects de service client et d’assistance du fournisseur, ainsi que la manière dont un fournisseur donné répond aux situations d’urgence qui nécessitent une assistance au-delà du processus habituel.
L’une des premières étapes de la sélection du fournisseur consiste à déterminer exactement ce qui est attendu du fournisseur. Ici, l’objectif est que le client définisse ses exigences en termes de qualité, de prix et d’autres facteurs pertinents. Le faire avant de commencer à évaluer les fournisseurs potentiels facilitera l’articulation de ces besoins et identifiera rapidement les fournisseurs qui correspondent à ce profil de base.
Après avoir compilé un profil de base de ce que le fournisseur idéal fournira, la prochaine phase de sélection du fournisseur consiste à compiler une liste de fournisseurs ou de fournisseurs possibles qui, à première vue, semblent répondre aux besoins du client. Les suggestions d’inclusion sur cette liste peuvent provenir d’un certain nombre de sources, y compris des recommandations d’autres membres du monde des affaires, des recherches menées sur Internet ou même du bouche à oreille d’employés au sein de l’entreprise. Au cours de ce premier balayage, l’idée est d’identifier autant de fournisseurs susceptibles d’être candidats que possible, en s’assurant qu’aucun candidat viable n’est négligé.
Au fur et à mesure que le processus de sélection des fournisseurs se poursuit, une enquête plus détaillée sur chaque fournisseur de la liste permet d’éliminer lentement les options qui sont moins susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise. Les évaluations se concentrent souvent sur les vérifications de crédit de chaque fournisseur, la consultation de diverses agences de protection des consommateurs et bureaux commerciaux, et même la prise de contact avec les clients actuels ou passés du fournisseur. Cela permet de s’assurer qu’un fournisseur donné est financièrement stable, a fait ses preuves dans l’industrie et que les clients sont généralement satisfaits de la façon dont ils sont traités. Tous les fournisseurs qui semblent avoir des problèmes dans l’un de ces domaines peuvent être supprimés de la liste.
Une fois que la liste de sélection des fournisseurs est réduite à quelques choix, il n’est pas rare qu’un client invite les fournisseurs restants à fournir un type de proposition décrivant leurs gammes de produits et leurs prix. Les informations sur la commande et la livraison des produits sont également souvent abordées dans les propositions. Lorsque cette approche est utilisée, fournir à chacun des fournisseurs une demande de proposition formelle qui définit l’ordre et la structure de la proposition facilitera la comparaison des fournisseurs restants, car les données peuvent être facilement placées dans une matrice de sélection des fournisseurs ou feuille de calcul pour une évaluation côte à côte sur chaque point clé.
La phase finale de la sélection des fournisseurs consiste à décider lequel des fournisseurs qui ont soumis des propositions est le mieux adapté aux besoins de l’entreprise et à informer le fournisseur qu’il a été choisi comme nouveau fournisseur de choix pour ces types de biens et services. À partir de là, les deux parties peuvent choisir de conclure un accord contractuel qui aide à verrouiller les prix présentés dans la proposition. En règle générale, les entreprises conserveront les propositions restantes dans leurs dossiers pendant un certain temps, ce qui leur permettra d’examiner ces propositions dans le cas où le fournisseur sélectionné ne fournirait pas le niveau de service et d’assistance détaillé dans les conditions générales du contrat.