La tâche de refonte des processus métier a généralement pour objectif de prendre quelque chose qui a bien fonctionné dans le passé et d’apporter des modifications qui mettent à jour et renouvellent ce processus pour les circonstances d’aujourd’hui. Bien qu’il existe un certain nombre de stratégies différentes pour déterminer et mettre en œuvre ce type de remaniement des processus existants, la plupart des approches nécessiteront trois phases de base afin d’identifier les bons changements et de concevoir un plan efficace : évaluation, projection et mise en œuvre.
Au cours de l’étape d’évaluation, l’accent est mis sur la compréhension des raisons pour lesquelles le processus actuel a été mis en œuvre et dans quelle mesure ce processus a atteint les objectifs dans le passé. Prendre le temps de faire cette cartographie des processus métier permet d’identifier les raisons sous-jacentes du processus qui sont toujours pertinentes aujourd’hui et celles qui ne sont plus valables. En sachant quels aspects du processus ne sont plus nécessaires, il est plus facile de décider ce qui peut être supprimé et ce qui doit rester dans le cadre du processus. En conséquence, la base ou le cœur de la refonte des processus métier est maintenant en place et prêt à être complété par de nouveaux éléments qui mettent efficacement ce processus à jour.
Une fois que les bases sont séparées de ce qui est devenu un poids mort, la phase suivante de la refonte des processus métier appelle à projeter l’utilisation future de ce processus. Ici, l’idée est de considérer chaque ajout possible au processus et son impact sur les autres processus déjà en place tout au long de l’opération. L’idée est d’apporter des modifications qui, au mieux, ne créent pas de problèmes avec d’autres processus. Espérons que les changements qui se produiront au cours de la refonte iront au-delà de la simple augmentation de l’efficacité de ce processus unique et contribueront à augmenter la productivité et l’efficacité dans d’autres domaines de l’opération. En greffant soigneusement chaque nouvel élément proposé, puis en exécutant des simulations pour déterminer comment cet élément affecterait l’activité ultérieure au sein de l’opération, il est possible de créer éventuellement un processus réorganisé qui profite à toutes les personnes impliquées.
Même la meilleure refonte des processus métier échouera si la phase de mise en œuvre n’est pas réalisée d’une manière en harmonie avec la culture d’entreprise. Dans certains cas, cette culture peut permettre un passage rapide de l’ancien processus au processus remanié, mettant éventuellement fin à l’utilisation du premier un vendredi et lançant le second le lundi suivant. Si ce type de mise en œuvre ne convient pas à la culture, travailler avec les personnes directement affectées par les changements pendant une période définie peut être la meilleure approche. Prendre le temps de recycler le personnel clé sur la façon de gérer au mieux le nouveau processus peut nécessiter un investissement de temps et d’argent en amont, mais cela peut éviter beaucoup d’essais, d’erreurs et de gaspillage en aval.
Gardez à l’esprit que même une refonte de processus métier soigneusement élaborée peut nécessiter quelques ajustements une fois mise en œuvre. Une fois que ceux qui travaillent réellement avec le processus auront la possibilité d’utiliser l’approche remaniée pendant une courte période, ils auront probablement des commentaires précieux qui peuvent faciliter l’ajustement du processus, le rendant plus efficace et pertinent pour l’entreprise. entreprise. Prendre le temps de tenir compte de ces commentaires et d’identifier des moyens de modifier légèrement le processus peut souvent avoir pour effet de motiver les employés à s’approprier le processus et à être fiers d’en faire le meilleur usage possible dans le cadre des tâches qui leur sont assignées.