Les systèmes de serveur qui s’engagent dans l’hébergement d’échange utilisent un logiciel qui permet d’envoyer et de recevoir des e-mails, prend en charge certains types de télécommunications interactives et de communications de données et permet le partage d’informations commerciales critiques. Tout cela se fait via des appareils sans fil sur un réseau ou en ligne avec un serveur commun, fonctionnant généralement en conjonction avec le logiciel qui permet l’hébergement d’échange. Il est courant que tous les logiciels qui fonctionnent ensemble proviennent de la même marque ou de la même entreprise afin de maintenir la cohérence. Les entreprises et les systèmes scolaires peuvent utiliser ce type d’hébergement, surtout s’il y a un grand nombre de personnes dans le groupe. Souvent, l’entreprise ou le système aura mis en place certains protocoles administratifs à des fins de sécurité.
L’un des principaux objectifs d’une entreprise disposant d’un hébergement d’échange est de fournir un accès simple aux informations commerciales sensibles et d’optimiser la simplicité et l’efficacité de la communication. Lorsqu’une entité utilise ce type d’hébergement, les informations d’un grand groupe d’utilisateurs sont stockées sur un serveur commun plutôt que sur des appareils individuels. Ces informations peuvent soit rester privées, soit devenir publiques pour les autres utilisateurs. Les services d’hébergement de messagerie disposent d’un serveur sur lequel toutes les informations de l’utilisateur sont stockées par un serveur commun, mais ne sont accessibles que par certaines autorisations saisies par l’utilisateur et autorisées par l’entité hôte. Les informations stockées sur le serveur sont privées des utilisateurs extérieurs, mais restent ouvertes aux utilisateurs autorisés à accéder au serveur.
La cohérence du logiciel est un autre aspect essentiel de l’hébergement Exchange. Cela permet à une entreprise d’optimiser sa productivité tout en maintenant la sécurité des informations sensibles. Certains programmes ont des fonctionnalités telles que des calendriers, des dossiers partagés et des listes de contacts qui peuvent être partagées avec des groupes de personnes désignés ou rendues publiques à tout le monde. Ces types de fonctionnalités permettent la collaboration des utilisateurs, et l’accès partagé augmente l’efficacité de la communication en réduisant le temps nécessaire pour communiquer avec les utilisateurs individuels.
Un autre avantage de l’hébergement d’échange est que l’utilisateur peut accéder au serveur sur n’importe quel ordinateur personnel (PC) à partir de n’importe quel réseau, tant que l’ordinateur dispose d’un navigateur Web. L’accès au serveur implique généralement d’aller sur le site Web du programme d’hébergement d’échange et d’entrer un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les appareils mobiles peuvent également accéder au serveur. Les appareils mobiles compatibles peuvent généralement recevoir des e-mails et des fonctionnalités telles que des calendriers ou des dossiers partagés. Les téléphones intelligents peuvent également être synchronisés avec le serveur pour accéder instantanément aux informations via une application téléchargée sur Internet.