La gestion de documents en ligne est un service qui permet aux utilisateurs de visualiser, partager, modifier et contrôler des documents en ligne. Un certain nombre d’entreprises offrent des services de gestion de documents en ligne, et certaines entreprises créent leurs propres systèmes à usage interne. Certains services sont gratuits, tandis que d’autres facturent des frais pour maintenir le service et fournir des avantages et des services supplémentaires. Il n’est pas rare que les entreprises offrent une suite de services liés au bureau avec gestion de documents en ligne afin que les gens puissent accéder à tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit.
Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les gens peuvent vouloir accéder aux documents en ligne. L’une des raisons les plus courantes est le désir d’avoir un bureau virtuel. Avec un bureau virtuel, personne n’est lié à un emplacement ou à un ordinateur spécifique ; il est possible de se connecter n’importe où dans le monde pour consulter des documents en ligne. De plus, les gens peuvent partager leur bureau virtuel, comme par exemple lorsqu’un éditeur travaille avec un client dans un autre pays. Le client peut publier des documents en ligne pour consultation et modification par l’une ou l’autre des parties, une approche beaucoup plus efficace que l’envoi de documents par courrier ou par courrier électronique.
La collaboration en ligne est également plus facile avec la gestion de documents en ligne. Certaines entreprises ont des produits spécialement conçus pour faciliter le travail collaboratif, permettant à plusieurs personnes d’être connectées à un document à la fois, d’apporter des modifications et d’ajouter des commentaires. Le stockage électronique des documents peut également être utile comme mesure de sécurité, garantissant que si le document est corrompu dans d’autres formats et emplacements, il sera toujours disponible en ligne.
Il est possible de rendre publics ou privés des documents en ligne. Les gens fournissent parfois des CV, des coupures de presse et des documents similaires dans un format partagé afin que les clients potentiels et les membres intéressés des médias puissent y accéder facilement. D’autre part, les personnes travaillant sur un projet confidentiel peuvent préférer une zone protégée par un mot de passe pour leurs documents afin de s’assurer qu’ils ne sont pas vus par du personnel non autorisé. Les utilisateurs peuvent généralement ajuster les paramètres de confidentialité, y compris qui est autorisé à afficher le document, à tout moment.
Les personnes intéressées par la gestion de documents en ligne peuvent bénéficier d’un certain nombre de services. Il est important de réfléchir aux types de fonctionnalités qui pourraient être souhaitées avant de s’inscrire à un service, et il peut également être judicieux de demander à d’autres personnes qui travailleront sur le même document si elles ont une préférence. Par exemple, quelqu’un peut déjà être abonné à un service et préférer travailler avec celui-ci plutôt que de s’abonner à un autre service.