L’amélioration continue en gestion d’entreprise est une technique d’amélioration des processus, des produits ou des services par de petits changements graduels. Le but d’apporter de petits changements progressifs est d’empêcher les changements qui peuvent paralyser le lieu de travail. Il est plus facile pour les employés d’accepter de petits changements à la fois, et les petits changements sont généralement plus faciles à mettre en œuvre. La poursuite de ce type de politique encourage une attitude positive sur le lieu de travail et maintient les employés impliqués et responsables de faire les choses correctement.
Les avantages de l’établissement d’une politique d’amélioration continue sont la réduction des coûts liés aux défauts, à l’attente, au transport, à l’inventaire, aux mouvements inutiles, au surtraitement et à la surproduction. Étant donné que les gestionnaires et les employés surveillent de près les inefficacités pour améliorer continuellement les processus, les entreprises peuvent éliminer les dépenses inutiles. Par exemple, si un responsable remarque qu’un employé saisit manuellement des données reçues du marketing, il peut demander au service des technologies de l’information (TI) d’intégrer des systèmes afin qu’elles soient automatiquement transmises. Cela réduira le temps nécessaire à l’employé pour analyser les informations reçues du marketing et diminuera les erreurs de saisie manuelle des données.
Les entreprises ayant une culture d’amélioration continue comprennent que les erreurs sont pardonnables, mais que des changements doivent être apportés pour qu’elles ne se reproduisent pas. Étant donné que les employés sont ou deviennent des experts dans leur travail, ils savent ce qui peut être fait pour accroître l’efficacité et réduire les coûts. Les politiques d’amélioration continue peuvent faire des employés le principal avantage concurrentiel de l’entreprise. Permettre aux employés de signaler les problèmes et de suggérer des changements pour améliorer les performances est plus rapide et moins cher que de faire appel à des cabinets de conseil externes pour analyser et fournir ces mêmes recommandations.
La création d’un cadre d’amélioration continue nécessite du temps et une planification minutieuse. Les barrières de communication doivent être fixées afin que les employés puissent parler librement aux managers des problèmes. Les processus et la prise de décision doivent être définis de manière à ce que les changements puissent être rapidement approuvés et mis en œuvre. Des lignes directrices doivent être créées pour déterminer ce qui constitue un petit changement par rapport à un grand changement, et quelles étapes doivent être franchies pour que les gestionnaires les approuvent. Les employés doivent être convaincus que leurs idées et suggestions seront prises au sérieux si l’on attend d’eux qu’ils recherchent en permanence des améliorations.
Les cadres d’amélioration continue doivent être examinés et mesurés afin de déterminer leur succès. Les améliorations doivent être définies en termes quantitatifs afin de pouvoir être mesurées. Le temps qu’il a fallu pour que la suggestion d’un employé soit mise en œuvre et la manière dont sa mise en œuvre a aidé ou nui à l’entreprise doivent être examinés. Les décisions prises par les gestionnaires et les modifications nécessaires apportées aux lignes directrices ou au cadre doivent être examinées.