Une facture comptable est une facture qui répertorie les détails des produits ou services livrés à un client par un particulier ou une entreprise. Les factures incluent généralement le nombre d’articles livrés, la description des services, le prix de chaque article ou service, ainsi que la date, le mode et l’adresse de livraison. Les autres détails généralement répertoriés sur une facture comptable comprennent le numéro de compte, la date de la facture, le numéro de la facture, le numéro du bon de commande, la date d’échéance du paiement et l’adresse de paiement. Une facture comptable peut être remise en personne ou envoyée par la poste, par courriel ou par télécopieur. Pour simplifier le processus de facturation, les entrepreneurs et les entreprises utilisent souvent des modèles de facture générés par ordinateur.
Le but d’une facture comptable est de délivrer l’avis que l’argent est dû. Une entreprise qui fournit un produit ou un service particulier fera généralement un suivi en émettant une facture au client. La facture comptable contiendra généralement tous les détails dont un client a besoin pour émettre un paiement. Une facture détaillée sert de guide au fournisseur et au client pour répondre aux questions relatives aux produits et services fournis. Si un client reçoit une facture lui facturant un prix par article plus élevé que prévu, il peut utiliser les informations sur le document pour discuter de l’écart avec la société de facturation.
De nombreux particuliers et entreprises conserveront les factures comptables après réception du paiement. Dans le cas d’une petite entreprise, par exemple, certaines dépenses donnent droit à une déduction fiscale. L’enregistrement de la facture est une partie nécessaire du suivi des dépenses et de la fourniture de documents de sauvegarde en cas de contrôle fiscal. Les grandes entreprises conserveront généralement des copies des factures comptables pour la même raison, que ce soit sous forme papier ou sous forme électronique.
Le format et la conception d’une facture comptable varient d’une entreprise à l’autre. Un entrepreneur indépendant pourrait rédiger sa propre facture à la main, ne comprenant que quelques éléments d’information. La plupart des grandes entreprises utilisent des modèles de facture générés par ordinateur qui remplissent automatiquement les détails importants, tels que le nom et l’adresse de l’entreprise, l’adresse de paiement, la politique de paiement et d’autres détails qui ne changent pas d’une facture à l’autre.
Une facture comptable peut être délivrée en utilisant une variété de méthodes. Un entrepreneur qui effectue des travaux sur une maison peut remettre en main propre une facture à la fin des travaux. De nombreuses entreprises envoient des factures aux clients. Certaines entreprises facturent leurs clients par e-mail. Dans d’autres situations, les clients refusent de recevoir une facture chaque mois et visitent plutôt le site Web d’une entreprise pour consulter les factures.