L’Open Document Format est une méthode d’enregistrement de documents de style bureautique dans un format non propriétaire. L’objectif du format de document ouvert est de créer un format de stockage de données à long terme pour les documents, les feuilles de calcul, les bases de données, etc. Ce format spécifie la manière dont les informations sont enregistrées dans le document, garantissant que les documents enregistrés aujourd’hui seront toujours lisibles dans des décennies. Cela contraste avec les méthodes propriétaires, qui pourraient changer à chaque fois qu’une nouvelle version d’un programme sort.
Pour la plupart, le format de document ouvert est axé sur les documents de bureau. Il s’agit du traitement de texte, des feuilles de calcul, des présentations et d’autres fonctions que l’on trouve couramment dans un progiciel de «suite bureautique». Le format n’est pas un programme lui-même ; il s’agit plutôt d’un ensemble de règles que d’autres programmes peuvent utiliser. Cela permet à n’importe quelle suite bureautique d’implémenter le format de document ouvert, même s’il ne s’agit pas du style de sauvegarde formel.
Les fichiers créés par le format suivent une règle de nommage définie pour leurs extensions. Les deux premières lettres de l’extension sont toujours « od », signifiant document ouvert. Une troisième lettre désigne de quel type de document il s’agit ; par exemple, ‘.ods’ pour une feuille de calcul ou ‘.odg’ pour des fichiers graphiques. Ces extensions sont réservées aux fichiers de documents ouverts ; si le fichier est enregistré dans un format différent, il utilisera une extension différente.
Le cœur du format est le langage de balisage extensible (XML). Ce langage est une méthode de création de documents complexes avec peu de travail de la part du créateur. À bien des égards, les programmes basés sur XML fonctionnent comme la création d’une page Web. Un utilisateur ajoute des informations et le programme convertit les mots et les images en une page scriptée. Ceci est invisible pour l’utilisateur, mais lui permet de visualiser des arrangements complexes sans savoir écrire le script.
XML constitue l’épine dorsale de la plupart des principaux programmes de bureautique, mais de petites variations dans la façon dont le XML est utilisé font que chaque programme enregistre dans différents formats. Au fil du temps, ces variations ont créé de nouvelles formes uniques de XML. Cette complexité est grande du point de vue de l’utilisateur puisqu’elle lui donne plus d’options lors de la création de documents. D’un autre côté, un document créé dans un programme ne peut pas fonctionner pleinement dans un autre puisque le XML est différent.
Le concept d’un format de document universel sonne bien, mais il a quelques problèmes. L’une des difficultés majeures réside dans les mises à jour des produits. Si un programme utilisait Open Document Format comme seul moyen de créer et d’enregistrer des documents, il ne serait pas en mesure d’ajouter de nouvelles fonctionnalités au programme tant que le format ne les aurait pas implémentées. Si cela devait s’appliquer aux suites bureautiques existantes, la plupart d’entre elles perdraient en fait de nombreuses fonctionnalités communes pour se conformer au format.