Le format de document portable (PDF) est un format de fichier spécifique qui peut stocker le texte d’un document avec des images, des champs interactifs, des graphiques vectoriels, des images raster et du contenu dynamique. Pendant de nombreuses années, le format PDF était la propriété exclusive des créateurs et il était très difficile de faire un PDF sans utiliser leur logiciel. La norme PDF a finalement été rendue open source et de nombreuses suites de traitement de texte majeures ont rapidement commencé à inclure une option permettant d’exporter des documents au format PDF. Il y a deux étapes nécessaires pour créer un fichier PDF, dont la première consiste à bien concevoir le document. La deuxième étape nécessite l’utilisation d’un logiciel qui convertira le document au format PDF, ce qui peut être en réalité très complexe selon le contenu du document et la qualité souhaitée des résultats.
Pour créer un fichier PDF, le contenu du fichier doit d’abord être créé. Plus simplement, le texte peut simplement être tapé dans un programme de traitement de texte. Cela peut également être aussi complexe que d’utiliser un logiciel de publication vectoriel pour créer des mises en page précises selon des dimensions spécifiées avec précision. En général, il est plus facile de créer le contenu dans le même programme qui sera utilisé pour créer le fichier PDF. Si le programme n’a pas d’option d’exportation au format PDF, le processus devient légèrement plus difficile.
Un programme ou un site Web tiers peut être utilisé pour convertir un fichier en fichier PDF. Il existe un certain nombre de programmes qui peuvent convertir un document, ainsi que des sites Web qui proposent des scripts pour effectuer le même type de conversion. Une attention très particulière doit être accordée aux formats de fichiers exacts que le programme est capable de lire et de convertir. Les documents contenant uniquement du texte ne posent généralement pas de problème, bien que les documents contenant des images intégrées et ceux qui utilisent des graphiques vectoriels pour dessiner des graphiques puissent présenter certains problèmes.
Il existe deux méthodes qu’un programme utilisera pour créer un document PDF. Un programme complet convertira en fait les différentes parties d’un document en éléments PDF appropriés, de sorte que le texte reste du texte et que les images soient formatées et encodées correctement. D’autres programmes prennent parfois des raccourcis pour créer un PDF, et ces raccourcis pourraient être l’une des seules solutions pour les documents originaux dans des formats non pris en charge. La méthode de raccourci transforme essentiellement un document en une image raster, parfois via la fonction d’impression, puis place cette image dans un fichier PDF creux, réduisant la qualité et l’évolutivité du PDF tout en augmentant considérablement la taille du fichier.
Une fois qu’un fichier PDF a été généré, il est important d’essayer de visualiser le fichier dans plusieurs programmes, si possible. En effet, certains indices de formatage dans un document peuvent mal se traduire et détruire tout formatage dans le PDF. Le PDF doit également être chargé au moins une fois pour s’assurer que la conversion ou l’exportation a réussi et n’a pas créé de fichier corrompu.