Les transcripteurs convertissent généralement le contenu des enregistrements audio ou vidéo sous forme écrite. Il peut s’agir d’une profession polyvalente avec la possibilité de travailler à domicile si les bons outils de transcription sont utilisés. Fondamentalement, un transcripteur a besoin d’un ordinateur fiable et bien conçu et du logiciel approprié. Ils ont également besoin d’un système de lecture de dictée qui peut être actionné par une pédale et d’un casque de qualité. Pour réussir, un transcripteur doit également disposer d’un endroit confortable et tranquille pour faire son travail.
L’époque de la machine à écrire est révolue depuis longtemps et la plupart des traitements de texte sont effectués sur des systèmes informatiques. Par conséquent, il est important pour tout transcripteur de disposer d’un ordinateur à jour et fiable. L’ordinateur doit également être équipé d’un logiciel de traitement de texte fiable. De nombreux systèmes informatiques intègrent des types de logiciels de traitement de texte de base, mais ces versions simplifiées ne sont généralement pas adaptées à la transcription. De nombreux transcripteurs recommandent de passer à un progiciel de traitement de texte haut de gamme, tel que Microsoft Word® ou WordPerfectr® afin de produire des projets cohérents et de qualité.
Un ordinateur utilisé par un transcripteur doit également disposer d’un clavier confortable et facile à utiliser. La transcription implique beaucoup de frappe, et de nombreux transcripteurs recommanderont des claviers conçus de manière ergonomique afin de réduire les risques de complications telles que le syndrome du canal carpien, qui peuvent résulter d’une frappe incorrecte ou excessive. Alternativement, certains repose-poignets ou autres dispositifs ergonomiques conçus pour aider les dactylographes à maintenir leurs poignets dans la bonne position lors de la frappe sont disponibles dans le commerce et doivent être utilisés.
De tous les outils de transcription dans lesquels une personne peut investir, un système de lecture de dictée de haute qualité est probablement l’un des plus importants. Dans le passé, la plupart des transcripteurs utilisaient un appareil de lecture qui ressemblait à un enregistreur et utilisaient des bandes miniatures conçues spécifiquement pour la dictée. De nombreux travaux de transcription utilisent désormais des enregistrements numérisés plutôt que des bandes papier, de sorte que les appareils de lecture de style plus ancien sont devenus beaucoup moins populaires. Au lieu de cela, la plupart des transcripteurs incluent désormais des logiciels de transcription spécialisés dans leurs arsenaux d’outils de transcription.
Les logiciels de lecture audio et vidéo sont généralement installés directement sur le système informatique existant d’une personne. Généralement, le logiciel peut être lié à une pédale, un autre outil important du métier. En utilisant la pédale, une personne peut arrêter, démarrer, rembobiner et avancer rapidement un enregistrement audio ou vidéo à l’aide de la pédale sans jamais avoir à retirer ses mains du clavier. Ce processus améliore considérablement la vitesse et l’efficacité de la transcription.
Un autre élément important que les individus doivent inclure dans leurs outils de transcription est un casque de qualité. Même si certains pourraient être tentés d’utiliser les haut-parleurs d’un ordinateur pour écouter la lecture d’un fichier à retranscrire, les écouteurs offrent une meilleure clarté et permettent une plus grande précision. Il est important que les écouteurs soient confortables car le transcripteur les portera probablement pendant de longues périodes. Certaines personnes préfèrent les écouteurs de type oreillette, tandis que d’autres préfèrent le type rembourré sur l’oreille. Si le poste de travail d’une personne est installé dans un environnement comportant des bruits extérieurs, elle devrait idéalement opter pour un casque antibruit.
Les avantages de l’utilisation même des meilleurs outils de transcription ne seront pas pleinement réalisés sans un environnement de travail approprié. Les transcripteurs doivent installer leur équipement dans un endroit calme, confortable, bien éclairé et avec un minimum de distractions. De plus, les individus devraient investir dans une chaise ergonomique de haute qualité afin de minimiser le risque de problèmes de dos et de cou causés par une mauvaise posture lorsqu’ils sont assis pendant de longues périodes.