Les logiciels de performance d’entreprise peuvent changer radicalement la façon dont une entreprise fonctionne. La partie difficile est de sélectionner le bon progiciel d’entreprise pour l’entreprise. Le choix du package implique de constituer un dossier au sein de l’entreprise pour le logiciel métier. Une fois le dossier présenté, vous devrez détailler une liste d’exigences pour le logiciel de performance commerciale, créer une liste de candidats, puis élaguer la liste en fonction des besoins de l’entreprise. Un consultant peut être utile à ce moment.
La première tâche consiste à articuler les besoins de l’entreprise et pourquoi ces besoins seraient satisfaits par un système logiciel de performance commerciale. La plupart des systèmes d’entreprise à l’échelle de l’entreprise impliquent un investissement considérable, il est donc important que le système aboutisse à un résultat positif. Un résultat important est l’amélioration de l’information utilisée par les décideurs.
Un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP), par exemple, associé à un logiciel de base de données et à un logiciel de paie, peut faciliter les processus de budgétisation, de planification et d’analyse en présentant un système unifié qui permet à l’équipe de direction d’extraire les informations de nombreux systèmes en une seule requête. Les améliorations de la budgétisation et de la planification sont d’une grande aide pour les entreprises aux prises avec un processus de budgétisation qui peut prendre jusqu’à six à neuf mois avec des systèmes plus anciens. Les logiciels de performance commerciale peuvent améliorer la vitesse et la qualité du processus de budgétisation, réduisant ainsi le montant d’argent dépensé dans le processus.
Après avoir plaidé en faveur du logiciel de performance commerciale, vous devez détailler une liste spécifique d’exigences. Le marché propose un certain nombre de forfaits, dont la plupart sont adaptés aux besoins spécifiques du client. Pour la comptabilité, les modules peuvent inclure un logiciel de facturation d’entreprise, un logiciel de paie et des progiciels de gestion d’actifs. Certaines entreprises peuvent avoir besoin d’une gestion de flotte ou, pour les détaillants, un système de point de vente (POS) intégré est disponible auprès de nombreux fournisseurs.
Il est important que la liste des exigences soit très précise, car de nombreuses entreprises ont des produits qui semblent similaires à première vue. Les deux départements qui peuvent le plus aider sont le département des finances et le département des technologies de l’information (TI). La direction financière aura un cahier des charges bien précis, notamment au niveau des produits comptables qui constituent l’essentiel des progiciels de performance métier. Le service informatique aura un aperçu des packages qui fonctionneront le mieux avec l’infrastructure existante du système informatique de l’entreprise.
La clé est le détail et la compréhension exacte des besoins de l’entreprise. Donnez la priorité à la liste en tant que “mission essentielle”, “importante” et “agréable à avoir”. En créant la liste des exigences en détail, vous disposerez d’une documentation complète du processus de décision, ce qui permettra de mieux comprendre quand il est temps de déployer le logiciel de performance commerciale au sein de l’entreprise. Cela vous évitera également de devoir recommencer à zéro si l’équipe de direction n’est pas satisfaite des résultats de l’enquête.
Une fois que vous avez une liste d’exigences, il est temps de créer une liste de fournisseurs et d’analyser leurs produits par rapport à la liste d’exigences. Dans ce processus, il peut être judicieux d’engager un consultant tiers pour plus d’objectivité. Des consultants ayant une expertise dans le domaine pourraient éviter à l’entreprise de choisir un progiciel de performance commerciale basé sur une technique de vente astucieuse plutôt que sur sa capacité à répondre aux besoins de l’entreprise. L’utilisation d’un consultant peut aider à garder les fournisseurs honnêtes et peut aider à rediriger l’équipe de sélection si elle se perd dans une présentation flashy.
Une fois que tout est terminé et que l’entreprise a sélectionné le package approprié, il est probable que l’entreprise éprouve quelques difficultés internes. Les déploiements de logiciels sont normalement des moments difficiles pour les entreprises. Avec de la patience, le nouveau système logiciel commencera à aider plutôt qu’à gêner, tant que vous avez choisi le logiciel en gardant fermement à l’esprit les besoins de l’entreprise.