Un carnet de bons de commande contient des formulaires de bons de commande qui permettent aux propriétaires de petites entreprises, aux employeurs des services de l’entreprise et à d’autres d’acheter des marchandises auprès de fournisseurs et de vendeurs. Chaque formulaire a des colonnes préimprimées avec des titres et des espaces pour remplir des informations spécifiques qui dirigent le destinataire des formulaires sur la façon de remplir la commande. Ces livres sont souvent pratiques pour la tenue de registres et à des fins de déclaration de revenus, car certains achats peuvent être considérés comme des déductions commerciales et contribuer à réduire l’impôt global de l’entreprise ou de l’entreprise. L’utilisation d’un carnet de bons de commande permet souvent de conserver des copies de tous les achats au même endroit, mais cela permet également de gagner du temps dans l’obtention de formulaires individuels lorsque l’entreprise doit commander des marchandises.
L’en-tête d’un bon de commande comporte souvent le nom, le logo, l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise qui commande les marchandises. À côté de ces informations se trouve souvent une colonne qui indique “Expédier à” ou quelque chose de similaire, afin que le vendeur sache où expédier les marchandises. En dessous se trouve un espace pour entrer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du fournisseur qui exécutera la commande. Dans l’en-tête du formulaire figure souvent un numéro de bon de commande que les services achats utilisent pour suivre les achats et les comparer aux factures. Il y a généralement une déclaration incluse avec le numéro de bon de commande qui demande au fournisseur d’inclure ce numéro sur les factures.
Le corps du formulaire de bon de commande dans un carnet de bons de commande varie, mais certaines colonnes de base sont souvent incluses. Pour commencer, le fournisseur doit connaître la quantité commandée pour chaque article. Cette colonne est souvent suivie d’une colonne pour la description de l’article ou le numéro d’inventaire. Une colonne pour le prix unitaire est incluse pour le coût de chaque article. Enfin, il y a souvent une colonne dans laquelle le vendeur répertorie le prix total de chaque article, en fonction du nombre de quantités commandées.
Le pied de page des formulaires de bons de commande trouvés dans un carnet de bons de commande comprend souvent des instructions spéciales pour le fournisseur. Par exemple, il peut indiquer que le vendeur doit informer immédiatement le service des achats s’il n’est pas en mesure d’honorer le bon de commande. La méthode d’expédition peut être indiquée dans les instructions spéciales, ainsi que les instructions pour les inspections et les retours. Le pied de page peut également inclure une demande du nombre de factures à envoyer par le vendeur.