Certains des meilleurs outils d’analyse des écarts sont des données compilées, des enquêtes et des résultats de discussion efficaces. Habituellement, ces outils sont utilisés ensemble dans le processus de collecte, d’organisation et de présentation des données. La combinaison de ces méthodes peut donner à une organisation une idée claire de ce qui doit être fait pour combler l’écart entre son statut actuel et ses objectifs. Selon le type et la quantité d’informations à analyser, certains logiciels peuvent également faciliter le processus.
Lors du choix des outils d’analyse des écarts, il est conseillé de considérer quels éléments seront étudiés. Si un petit nombre de problèmes doivent être analysés, la saisie des données dans une feuille de calcul suffit généralement. Pour une analyse qui couvre un large éventail d’éléments, un logiciel peut fournir l’organisation et la puissance de traitement supplémentaires nécessaires pour traiter plus d’informations.
L’un des outils d’analyse des écarts les plus efficaces est la main-d’œuvre d’une entreprise. Avoir des discussions approfondies sur le statut de l’entreprise en grands et petits groupes peut aider une organisation à rassembler les données nécessaires à une analyse efficace. Les responsables d’un effort d’analyse des écarts peuvent également trouver des informations utiles dans des conversations individuelles avec les travailleurs concernés. Ces conversations peuvent être des rencontres avec un ou plusieurs groupes de discussion, ou des entretiens plus formels.
Les enquêtes sont aussi souvent de puissants outils d’analyse des lacunes. Ils peuvent être utilisés pour déterminer les problèmes communs dans et entre les départements et dans la mesure où ils affectent l’ensemble de l’entreprise. Selon le format de la question, les enquêtes peuvent fournir des informations qualitatives, des données quantitatives ou les deux. Les données quantitatives peuvent être organisées en graphiques ou en feuilles de calcul afin d’illustrer le statut de l’entreprise par les chiffres. Les données qualitatives peuvent révéler quels types de tendances négatives existent dans l’entreprise, tels que des éléments qui causent constamment des problèmes ou des défis difficiles à surmonter.
Une fois les données recueillies, les feuilles de calcul ou les logiciels peuvent être des outils utiles pour organiser les informations afin qu’elles puissent être analysées en profondeur. Une feuille de calcul peut être remplie de données à examiner soit sur la feuille elle-même, soit à alimenter dans des fonctionnalités du programme qui peuvent créer des graphiques, des tableaux et d’autres aides visuelles. Les graphiques peuvent être un moyen particulièrement utile de démontrer l’écart entre le statut et les objectifs d’une entreprise lors de réunions ou de rapports. Les programmes logiciels conçus spécifiquement pour différents types d’analyse des lacunes peuvent remplir une fonction similaire pour des ensembles d’informations plus grands ou plus complexes.