Un système de gestion du changement est un système conçu et mis en œuvre pour mieux faciliter le changement dans une entreprise ou une autre organisation. Cela peut être conçu par une société de gestion du changement ou un consultant, ou par le groupe essayant de mettre en œuvre le changement en son sein. Il existe un certain nombre de systèmes différents, impliquant généralement plusieurs étapes vers un objectif final, bien que bon nombre de ces systèmes aient des concepts communs avec des noms différents ou plusieurs aspects à chaque étape. Un système de gestion du changement est souvent recommandé par les sociétés de gestion du changement et les consultants, car il fournit à un groupe une vision claire de la manière dont le changement sera réalisé à long terme.
La gestion du changement est un domaine d’études et de travail professionnel qui vise à aider les entreprises et les organisations à mieux faire face aux changements majeurs de l’industrie et de l’organisation. Par exemple, une entreprise qui cherche à réviser ses méthodes de fabrication pour réduire les émissions de dioxyde de carbone peut faire appel à une société de gestion du changement pour aider le processus à se dérouler aussi bien que possible. Un système de gestion du changement pourrait alors être mis en place pour aider les employés au sein de l’entreprise, des niveaux les plus bas aux dirigeants de l’entreprise, à mieux comprendre le processus de changement et à garder le processus aussi simple que possible.
Étant donné qu’il existe de nombreux systèmes différents, le système de gestion du changement utilisé par une entreprise est souvent destiné à fonctionner au mieux pour les personnes au sein de l’entreprise et le type de changement qui se produit. Pour une petite entreprise, un modèle ou un système relativement simple peut mieux fonctionner, car des systèmes trop compliqués ne peuvent que rendre le processus plus difficile. D’un autre côté, une grande multinationale comptant des milliers d’employés aurait généralement besoin d’un système plus élaboré pour garantir que le processus se déroule aussi naturellement que possible pour toutes les personnes impliquées. Ce système de gestion du changement pourrait être conçu et personnalisé spécifiquement pour cette entreprise afin d’accroître l’efficacité du système.
Un système de gestion du changement comprendra généralement trois ou quatre étapes de base pour faciliter le changement. La première étape est généralement la planification, qui couvre le processus de compréhension des changements à apporter et la tentative de créer un système dans lequel il peut le faire. Après cela, il y a généralement une évaluation du système qui a été conçu et des méthodes qui vont être employées. Une fois le système évalué, il peut alors être mis en œuvre pour réellement créer un changement au sein de l’organisation.
Cela peut ensuite être suivi d’une autre période de réévaluation et de planification pour plus de changements ou pour mieux s’adapter aux changements qui ont été apportés. La quatrième étape de ce type de système de gestion du changement n’est pas toujours nécessaire, même si elle garantit souvent que le modèle a été exécuté correctement et que le changement a été mis en œuvre efficacement. Ces trois ou quatre étapes peuvent être réalisées par un certain nombre de méthodes différentes, qui les décomposent souvent en étapes supplémentaires plus précises et adaptées à une organisation spécifique.