Une horloge des employés est un appareil ou un logiciel qui aide les employeurs et les employés à suivre la ponctualité et l’assiduité des employés. Certains employeurs peuvent s’appuyer sur une horloge des employés uniquement dans le but de suivre les heures de travail des employés horaires, bien que certaines entreprises puissent exiger que tous les employés, même ceux qui occupent des postes salariés, utilisent le système d’horloge. Historiquement, une horloge d’employé était une machine spécialisée qui estampille ou imprime l’heure et le jour des arrivées et des départs d’un employé sur le lieu de travail. Bien que ces machines existent toujours, beaucoup sont devenues très sophistiquées et sont conçues pour s’interfacer avec le réseau informatique d’une entreprise afin de fournir des rapports complets aux services de la paie et des ressources humaines d’un employeur ainsi qu’aux gestionnaires et aux superviseurs. De même, certains systèmes de pointage existent désormais entièrement en tant que système en ligne, permettant aux employés d’enregistrer leur temps de travail via leurs ordinateurs de bureau.
L’utilisation la plus évidente d’une horloge d’employé est de mesurer le temps qu’un employé horaire passe au travail afin qu’il puisse être rémunéré en conséquence. Une utilisation secondaire mais très courante de la pointeuse consiste à mesurer si un employé arrive en retard ou part tôt. Alors que certaines entreprises s’appuient sur un système de feuille de temps dans lequel un employé entre ses propres heures d’arrivée et de départ sur une feuille de papier imprimée ou une feuille de calcul informatique, ce système n’empêche pas l’employé d’entrer des informations inexactes. Une horloge, d’autre part, est programmée pour imprimer ou entrer l’heure exacte d’arrivée et de départ sur une carte de pointage ou une feuille d’enregistrement, empêchant la fraude. Certaines horodateurs intègrent désormais une fonction biométrique qui oblige les employés à autoriser une analyse de leur empreinte digitale afin d’empêcher un employé d’essayer de se connecter ou de se retirer du travail au nom d’un autre employé.
Les autres caractéristiques des horodateurs contemporains incluent la possibilité pour les employés et les superviseurs d’ajouter facilement des informations sur leur temps passé au bureau et à l’extérieur. Par exemple, si un employé quitte le bureau pour travailler pour les affaires de l’entreprise, il peut noter cette information lors de l’enregistrement de son départ sur l’horodateur de l’employé. De même, les employés et les superviseurs peuvent ajouter des informations sur les différents types de congés des employés, tels que les vacances ou les congés de maladie, aux rapports de temps, ce qui permet au service de la paie de calculer facilement le salaire des employés et à l’entreprise de gérer la présence des employés.