Les outils de gestion des processus métier aident une entreprise à analyser les fonctions internes utilisées pour accomplir les tâches et les activités. Les propriétaires et les gestionnaires utilisent ces outils pour atteindre des objectifs tels que la maximisation des bénéfices, la réduction des coûts ou l’amélioration de la qualité. Les outils courants incluent l’analyse manuelle standard, les applications de ressources d’entreprise et les systèmes informatisés conçus pour la gestion des processus métier. Le premier outil est le moins cher et permet une personnalisation complète. Ces deux derniers outils de gestion des processus métier sont souvent coûteux et nécessitent une mise de fonds importante pour fonctionner avec le système actuel de l’entreprise.
L’outil standard de gestion des processus métier comprend cinq étapes : conception, modélisation, exécution, surveillance et optimisation. Les deux premiers outils se concentrent sur la création du modèle de processus métier. Les propriétaires et les gestionnaires passent beaucoup de temps à revoir leurs opérations internes et à trouver des moyens d’améliorer les modèles actuels. Les gestionnaires de première ligne et les travailleurs de haut niveau peuvent aider à créer des modèles qui fonctionneront bien avec les systèmes actuels de l’entreprise. L’entreprise peut créer plusieurs modèles, puis sélectionner celui qui fonctionne le mieux.
Les outils standard de gestion des processus métier incluent également des étapes d’exécution, de surveillance et d’optimisation. La première étape est le processus de mise en place du modèle et de son intégration dans les opérations régulières. Cela peut nécessiter un certain temps d’arrêt dans l’entreprise pour que le modèle fonctionne. La surveillance et l’optimisation permettent aux propriétaires et aux gestionnaires d’examiner le processus et de découvrir des moyens d’améliorer le processus. Peu de processus mis en œuvre se passent de mises à jour ou d’améliorations une fois lancés dans l’entreprise.
Les applications de ressources d’entreprise fonctionnent comme des outils de gestion des processus métier lorsqu’elles sont associées au système d’application de ressources actuel d’une entreprise. Ce système peut être assez coûteux à mettre en œuvre, car il représente un nouveau module dans le système d’application. Cela peut également nécessiter plus d’ordinateurs ou de serveurs pour aider à exécuter les outils de gestion des processus. Dans l’ensemble, l’outil d’application de ressources d’entreprise automatise les étapes des outils de gestion des processus métier standard. Le système recueille des données et permet à l’entreprise d’apporter des modifications au modèle sans passer par les processus manuels.
Les outils informatisés de gestion des processus métier sont des applications logicielles autonomes qui contribuent à améliorer la fonctionnalité des processus. Ceux-ci sont souvent en mesure d’améliorer la productivité des employés et de faciliter la revue de direction. L’outil aide en effectuant des analyses commerciales et une gestion de contenu. Chacun de ces éléments réduit la quantité de travail initial effectué par les employés et leur permet de se concentrer davantage sur l’exécution de tâches spécifiques que sur l’exécution d’opérations standard.