Une horloge numérique est une méthode utilisée par les entreprises pour suivre avec précision l’arrivée et le départ d’un employé. Ces systèmes sont un remplacement moderne des horloges à pointage les plus courantes. Une horloge numérique fonctionne souvent comme un clavier standard ; les travailleurs saisissent un numéro d’identification personnel (NIP) à leur arrivée et à leur départ. L’entreprise obtiendra des rapports de l’horloge à l’aide d’un système informatisé. Cela élimine une grande partie de l’encombrement, de l’imprécision et des problèmes courants des horloges traditionnelles.
Les horloges à poinçons traditionnelles ont été inventées à la fin des années 1800 et sont devenues courantes juste après le début du siècle. La différence entre les premiers modèles et les formes ultérieures se résumait essentiellement à la taille et à l’automatisation. Les premières horloges étaient grandes et compliquées et nécessitaient un ouvrier pour s’occuper manuellement du mécanisme de l’horloge. Les horloges ultérieures étaient plus petites, avec des horloges à remontage automatique ou électroniques.
Ces horloges fonctionnent toutes sur le même principe fondamental. Un travailleur a un bordereau appelé carte de pointage et il le place dans la machine à son arrivée et à son départ. L’horloge perforera des trous dans le bordereau correspondant à l’heure ou perforera un horodatage à base d’encre sur la carte à un endroit spécifique. Les horloges à poinçons ultérieures utilisaient parfois un système thermique ou une imprimante laser, mais celles-ci étaient moins courantes. À l’occasion, souvent une fois par semaine, une personne récupérait les cartes de pointage et les utilisait pour déterminer la masse salariale.
Une horloge numérique plus récente fait la même chose sans avoir besoin de nombreuses étapes. Ces horloges sont entièrement électroniques ; ils ont des horloges numériques et un stockage interne pour les profils des travailleurs. Afin d’utiliser l’une de ces machines, le travailleur saisira un code PIN correspondant à son profil spécifique, éliminant ainsi le besoin de cartes de pointage. Ce profil contiendra toutes les informations pertinentes à l’utilisation du temps du travailleur. Certaines horloges fourniront des informations sur demande, donnant au travailleur un décompte exact du temps passé à travailler et certaines afficheront même les congés de maladie disponibles, les jours de vacances, les horaires de travail à venir, etc.
L’horloge numérique stockera les informations jusqu’à ce qu’elles soient demandées, puis les transmettra de deux manières. Certains modèles permettent à un appareil numérique secondaire de se brancher au système. Cet appareil téléchargera les données de l’horloge numérique sur l’appareil portable afin qu’elles puissent être transmises au système central de paie. D’autres horloges sont branchées directement sur le réseau de l’entreprise et fournissent un retour constant aux superviseurs concernant qui travaille et depuis combien de temps ils sont là.