Un planificateur de réunions et d’événements, également appelé coordinateur de réunions ou d’événements, est spécialisé dans la planification et la mise en œuvre de réunions d’entreprise et d’événements spéciaux pour les petites et grandes entreprises. Il est normalement un entrepreneur indépendant ou fait partie d’une entreprise spécialisée dans la planification et la planification d’événements. Ces événements peuvent inclure des réunions, des conférences, des conventions et des fêtes pour la clientèle d’affaires. Dans les très grandes entreprises, il peut s’agir d’un poste permanent, à temps plein ou à temps partiel.
Les compétences organisationnelles sont impératives pour réussir en tant que coordinateur de réunions et d’événements. Chaque détail, du début au lendemain de l’événement, doit être planifié et exécuté avec précision. Un dérapage ou un manque de communication peut entraîner le souvenir de l’événement spécial pour toutes les mauvaises raisons.
Selon le lieu, différents entrepreneurs et fournisseurs sont nécessaires pour fournir une large gamme de services. Ces services incluent régulièrement des hôtels, des salles de congrès et des traiteurs. Des productions plus longues ou plus élaborées peuvent nécessiter les services de spécialistes audio ou visuels, de sociétés de location d’équipement et de mobilier et de bureaux de conférenciers.
Avant que les entrepreneurs ne fassent partie du processus, le coordinateur rencontre généralement les dirigeants de l’entreprise, y compris souvent les cadres supérieurs ou leurs assistants personnels. Lors de cette réunion, le coordinateur de la réunion et de l’événement reçoit un budget et une liste des commodités souhaitées pour l’événement. Il prend des notes détaillées sur la discussion et présente une liste d’options et de coûts à la prochaine réunion.
Une fois les détails de l’événement finalisés, le planificateur de réunions et d’événements passe à la phase suivante. Il procure les emplacements, l’équipement, la nourriture, les divertissements et les autres services requis. Les contrats sont revus et finalisés. Tout semble organisé et confirmé.
À ce stade, le coordinateur commence à anticiper ce qui peut mal tourner et comment il peut résoudre les problèmes qui surviennent. Qu’il soit un planificateur de réunions et d’événements expérimenté ou qu’il s’agisse de sa première affectation à ce poste, il sait que les pépins sont inévitables. La clé du succès est d’être préparé à tous les défis qui se présentent.
Si l’événement est prévu sur le site d’une entreprise, le coordinateur doit obtenir des permis d’utilisation des services d’incendie et de santé pour l’approbation de la capacité des participants et le consentement officiel pour servir de la nourriture. Bien que ces détails doivent être gérés par d’autres si l’événement est planifié hors site, le planificateur doit vérifier que ces permis sont en place pour éviter les problèmes. Pour éviter les problèmes, tous les détails de l’événement – de la nourriture à servir aux sujets des conférenciers et aux dispositions de stationnement – doivent être périodiquement vérifiés et confirmés par le planificateur, jusqu’au jour de l’événement.
Une carrière de planificateur de réunions et d’événements est un bon choix pour une personne extrêmement soucieuse des détails et organisée. Il devrait aimer voir son travail acharné aboutir à des occasions appréciées par les autres. Les planificateurs de réunions et d’événements qui réussissent dépendent fortement des recommandations de clients et d’invités satisfaits.