Le stockage de la messagerie vocale peut être effectué de plusieurs manières différentes, voire de plusieurs manières si des systèmes de sauvegarde sont utilisés. La manière la plus courante de stocker les messages vocaux est dans le domaine numérique, généralement sur un disque dur local ou réseau. Cela permet un accès facile à la messagerie vocale et une chance pour la personne accédant au message de trouver rapidement le bon. Certains programmes de messagerie vocale peuvent également être liés à des systèmes de messagerie, ce qui présente également quelques avantages. L’époque où les messages vocaux étaient stockés sur un support physique, comme une bande, est presque révolue.
Les disques durs d’ordinateur offrent de nombreux avantages en matière de stockage de messagerie vocale. Premièrement, ils ont tendance à maintenir les informations stables pendant une longue période. Deuxièmement, les entreprises peuvent définir des règles pour les messages vocaux, afin qu’ils soient finalement supprimés après un certain temps, s’ils ne sont pas consultés et enregistrés. Cela maintient les messages dans le système à jour, mais permet également généralement aux employés de conserver les messages qui doivent être sauvegardés pendant une période plus longue. Ce type de stockage de messagerie vocale peut offrir un accès via un téléphone ou via un ordinateur.
Pour l’environnement domestique, même le simple répondeur utilise généralement un disque dur pour stocker les messages vocaux. De nombreux répondeurs sont même capables de partitionner différentes zones de la mémoire, de sorte que tout appelant puisse déterminer dans quel fichier un message vocal est stocké. Par exemple, chaque membre de la famille peut avoir son propre fichier séparé, généralement appelé boîte aux lettres.
Certains fournisseurs de télécommunications et fournisseurs de services Internet offrent également la possibilité d’avoir le stockage de la messagerie vocale et le stockage des e-mails au même endroit. Il s’agit d’un concept appelé messagerie unifiée. L’avantage pour le client est la commodité d’avoir tout dans une seule boîte de réception. Dans certains cas, le système gardera également une trace du statut de ceux qui ont envoyé les messages, permettant au destinataire de déterminer la meilleure façon de répondre à la personne. Généralement, ces choix de réponse incluent un appel téléphonique, un message vocal ou un e-mail.
Les inconvénients du stockage de la messagerie vocale numérique incluent la fiabilité et l’accessibilité. Certaines personnes peuvent ne pas être aussi à l’aise que d’autres pour accéder aux messages vocaux à partir d’une plate-forme informatique. De plus, les serveurs et les disques durs échouent parfois, laissant l’utilisateur sans accès à ces informations. L’intégration de sauvegardes ou de redondances peut aider à remédier à cette situation.
Une autre façon d’éviter la panne des disques durs consiste à utiliser une technologie plus ancienne, telle qu’une bande. Bien que ce type de stockage de messagerie vocale soit de plus en plus difficile à trouver, il est toujours disponible. Les données peuvent rester sécurisées pendant de longues périodes, mais la qualité de la bande finit par se dégrader. Cela nécessite de le remplacer périodiquement pour assurer la meilleure qualité. D’autres options impliquent la sauvegarde des messages en ligne ou l’utilisation de supports amovibles tels que des cartes mémoire flash.