La sollicitation d’offres est une stratégie utilisée par de nombreuses entreprises et autres entités comme moyen de se connecter avec des fournisseurs potentiels et de les inviter à engager une sorte de dialogue sur une éventuelle relation de travail. Dans le cadre du processus de sollicitation, il existe généralement des instructions sur la manière d’initier le contact et de se qualifier pour participer à des opportunités telles que la soumission de propositions et de devis pour des projets, et la participation à une situation d’enchères afin d’obtenir des biens ou des services. Un certain nombre d’outils de communication différents peuvent être utilisés dans le processus d’appel d’offres, y compris des communications contrôlées par courrier et l’utilisation d’options de médias publics pour atteindre un plus large éventail de candidats potentiels.
L’une des approches les plus pointues de la sollicitation d’offres consiste pour les entreprises, les agences gouvernementales et d’autres entités à mener des recherches privées sur le front-end, puis à inviter les fournisseurs qui répondent à leurs qualifications à fournir des informations sur ce qu’ils peuvent offrir à la fois en termes de produits et de prix. Un mécanisme courant pour cette approche consiste à émettre des demandes de propositions (RFP) à un groupe sélectionné de fournisseurs potentiels, puis à évaluer toutes les propositions soumises pour déterminer qui se verra attribuer l’entreprise. Une approche similaire consiste à émettre une demande de devis (RFQ), une stratégie qui peut également être utilisée pour établir une relation à long terme avec un fournisseur ou être liée à un projet ponctuel.
Avec un processus d’appel d’offres, il est possible de structurer le processus de la manière qui est dans le meilleur intérêt de l’entreprise. Dans certains cas, le processus peut impliquer une demande d’offres scellées, ce qui signifie que seules les personnes chargées d’évaluer les propositions ou les offres voient réellement les prix que tous les soumissionnaires soumettent. À d’autres moments, comme lorsqu’un processus d’enchères est utilisé dans le cadre de la sollicitation, une entreprise peut permettre à tous les vendeurs potentiels de voir l’offre actuelle la plus basse sans nécessairement révéler l’identité de ce soumissionnaire le moins disant.
La connexion avec des fournisseurs potentiels peut utiliser une approche très large ainsi qu’une approche plus ciblée. Il n’est pas rare que les gouvernements des États, des provinces et même du pays annoncent des projets à venir dans toutes sortes de médias afin d’encourager tout fournisseur qualifié à soumettre une offre sous une forme ou une autre. La publicité des opportunités d’appel d’offres peut impliquer l’utilisation de médias imprimés qui sont largement diffusés sur demande, ou qui sont distribués à l’aide de campagnes de publipostage pour atteindre le public le plus large possible. Depuis l’avènement d’Internet, il est devenu de plus en plus courant pour les organismes gouvernementaux ainsi que certaines entreprises d’établir des sites Web consacrés aux projets en cours qui font l’objet d’appels d’offres. En règle générale, les publications imprimées et les sites Web incluront des détails sur la façon de se qualifier pour la soumission d’une offre, des détails sur la façon de soumettre un devis ou une proposition et comment vérifier l’état de l’offre à une date ultérieure.